主要工作流程
一、 档案工作《商业城、物业档案管理办法》
合同部分：
1. 责任人：人事行政部是合同的主管部门，档案员为合同归档管理的负责人。
2. 合同管理：责任部门签订的合同移交给人事行政部 ，合同要做随时归档、整理编号及按照《档案管理办法》由行政部领导审批借阅。
3. 目标及注意事项：合同要及时归档、文件完整，分类准确，查阅快捷、方便。合同文件严禁任何人复印。
小商户档案部分：
1. 责任人：营运一、二部为小商户档案的主管责任部门，人事行政部对小商户档案进行统一管理，档案员为小商户档案的管理责任人。
2. 小商户管理：每周周一人事行政部到营运一、二部归档小商户档案，并整理到每户一份的小商户档案内。员工可随时查阅小商户档案，如需复印时需经过人事行政部领导审批方可复印。
3. 目标及注意事项：文件完整，目录清晰，退铺的商户需把档案重新整理、分类用档案袋封存。
竣工档案及图纸部分：
1. 责任人：地产工程部为档案的形成移交部门，人事行政部为档案的责任部门，档案员为责任人。
2. 档案的管理：项目完工后由地产工程部移交商业城的项目竣工档案及竣工图纸（现正在移交中），移交完的档案整理、编号、形成电子目录，按照《档案管理办法》借阅。
3. 目标及注意事项：查找方便，对借阅的档案及时跟踪，保持原有档案的完整性。
写字间、公寓业主资料部分：
1. 责任人：物业管业部、工程部为档案的主管部门，人事行政部为档案的责任部门，档案员为责任人。
2. 资料管理：业主资料收集完整后移交给人事行政部，人事行政部负责归档、
管理。
3. 目标：便于查找及对外保密工作。
电子文档部分：
1. 责任人：商业城、物业各部门为档案形成移交部门，人事行政部为档案的责任部门，档案员为责任人。
2. 电子文档的管理：人事行政部每半年对各部门电脑内的文件进行备份一次，离职员工、岗位调动员工内的资料由职位变动时备份。由人事行政部统一管理，电子文档的复制由领导签字批准后，以人事行政部实施。
3. 目标及注意事项：及时归档，使用时由人事行政部监督复制。
其它文件：
1. 责任人：商业城、物业各部门，人事行政部为档案的责任部门，档案员为责任人。
2. 文件管理：各部门形成的文件由人事行政部每年统一归档一次。整理、编号。
3. 目标及注意事项：分类管理方便查找。
二、 保险工作：《保险申报、理赔工作流程》
1. 责任人：人事行政部责任商业城、物业的保险报险、理赔工作，营运部责任小商户的保险理赔工作。发现险情的第一人为报险第一人。
2. 保险的管理工作：发现险情的第一人，将险情严重程度告知公司主管副总/总经理及报保责任人。责任人接到报险后联系责任部门、安管部到现场查看，由责任人统一向保险工作报险等待保险公司出险，由责任人协调责任部门及保险公司直至保险赔付。
3. 目标及注意事项：保险工作努力将公司所受到的损失降到最小。注意：险情发生时应及时通知责任人报险，保持现场，留存保险证据。
三、 总值巡场记录的跟踪
1. 责任人：人事行政部为总值班巡场的协调、跟踪部门。
2. 巡场的管理：人事负责对商业城、物业总值人员排班，每晚5：00由总值班组织，人事政部协调巡场，告知责任部门，并对巡场的内容进行跟踪落实。
3. 目标及注意事项：把问题及时反馈各部门，跟踪落实完成情况。对有规律，经常发生的问题汇总。
四、 部分证件的年检工作
1. 责任人：对人事行政部的部门证件的年检工作（物业资质证书、排污费、污水处理费、物业企业营业执照等）
2. 按照政府部门的有关规定及时参加年检工作。
3. 目标：及时年检，保持证件的有效性。
五、 考核管理工作：
1. 对商业城、物业各部门进行档案的考核工作。
2. 对商业城、物业各部门进行员工工装及工装佩带情况的考核工作。
六、 写字间、公寓的交楼工作：
1. 责任人：物业管业部为交楼工作的主管部门，人事行政部为物业合同签订、资料收取的责任部门。
2. 主要流程：由售楼员带业主去财务办理完手续后，到人事行政部办理销售单、采暖认证单、维修基金收票，签订物业服务管理合同。增写业主资料卡。
3. 目标及注意事项：非正常出库要有财务负责人签字，所有证件必须齐全，方能出库。
七、 外出登记台帐的管理：
1. 责任人：人事行政部为外出台帐的责任部门。
管理：办公人员外出需登记外出台帐，内容要清楚，项目要完整，人事行政部
拓展资料
档案扫描
档案扫描（也称为档案数字化加工或数字化扫描加工服务等）是近几年才兴起的一项服务形式，随着信息化建设的加速和无纸化办公的要求，要把纸质的档案转化成电子化的档案以方便查询和利用，档案扫描顺应了这一潮流，并在这几年内快速兴起。
档案扫描融合了档案扫描、CCD技术、OCR识别和文档管理等技术，可以将数以万计的纸介质的文档、档案、书本杂志等快速、自动地转换成电子化（数字化）文本、影像，并实现信息高速检索。
档案扫描流程
相比于档案目录信息的输入存储,档案全文的录入和存储组织工作要复杂得多，必须建立起一套工作流程和技术规范,以保障未来网上档案信息的高质量和统一性,确保档案、图书、情报等各类信息最大限度的一体化，并为今后技术的发展留下兼容和扩充的余地。整个档案扫描一包括这几个环节：
文档扫描
批量的把纸介质的文档、档案、书本杂志等用扫描仪进行扫描。目前通常用高拍仪或者高速扫描仪来进行文档扫描。
图像处理
对图像进行去歪斜，黑点、黑边等操作。
提取有效信息
对图像中有用的信息进行提取（利用OCR技术），有用的信息我们一般称之为关键字或索引值（如一份保险单中，受益人的姓名，身份证号都是关键字），这些关键字在查询时输入，极方便的查询出这份保险单。
管理和利用
通常档案扫描的最后一个环节是管理这些扫描后的电子化文件，如“文档管理系统”、“知识管理系统”，就属于这类型的管理软件。通过对这些电子化文件的管理，查询利用就非常的方便了。