备用金管理制度
备用金操作办法
为了加强公司备用金的管理，现结合公司实际情况，特制定本办法。
一、 适用范围：
主要适用于公司经营过程中发生的，经常性支出的固定项目，如房租费、办公室日常招待费用。员工出差的暂借差旅费款归入“其他应收款-暂借款”管理，不属于备用金范畴。
备用金使用范围由财务部负责认定，财务部在该项目的认定过程中具有一票否决权。
二、 申请流程：
由申请人填写“备用金申请表”，流程如下图：
①、提出申请，填写申请表，报部长审核
⑥、返还，并操作辅导
②、提交财务部审核
③、不符要求，退回
⑤交责任会计编码
④、报批，批准后返回
备 用 金 申 请 表
申 请 人 员工编码 部 门
申请金额（大写） ￥_____________________
申请原因：申请人：_____________ 日期：____________
部门意见：部 长：_____________ 日期：____________
审核意见：部 长：_____________ 日期：____________
审批意见：总经理：_____________ 日期：____________
编码反馈：
责任会计：_____________ 日期：____________
注：原件财务归档，复印件移交申请人
备用金项目编码说明
一级科目 二级科目 三级科目 说明
1191其他应收款 1191-01备用金 1191-01-01老李1000 三级科目名称：姓名+备用金额度
1191-01-02小张5000
1191-01-03
……
三、 报销：
备用金项下费用报销时，按要求编制“旅差费报销单”，由于备用金为专项支出，在报销时请注意不要与其他费用混合粘贴，并在“备用金编码”栏中注明相应的编码。
*附：旅差费报销单
四、 移交、收回：
1、 移交：
若由于人事变动、备用金主管责任人岗位变更等情况出现，备用金管理工作应当及时移交，移交过程中由财务部派专人负责监督。
2、 收回：
2．1、收回：
若出现原备用金项下费用支出情况发生变化，使得该费用支出性质没有或不符合使用备用金的必要时，则备用金收回。
2．2、清算：
备用金收回时，由备用金领用人负责编制结算表，并按与财务协商的最后期限前将多余款项缴回。若由于当事人个人原因未能足额缴纳备用金余款的，财务部备用金管理会计人员应通知当事人，并将未缴款项在本月发放工资时扣除，不足扣除的下月继续扣，扣足为止。
该部份欠款不能作为“其他应收款-暂借款”处理。
这里还有一份备用金管理制度，您可以参考一下：
http://wenku.baidu.com/view/13a330ec0975f46527d3e132.html