有很多并不复杂的英语词汇，许多人却很容易搞混多年。比方说vacation和vocation这个词，看似只有一个字母不同，其实意思完全不一样。Vacation是指休假，和老板申请休年假的时候要用到这个词。而Vocation的意思是职业，而且用法非常正式，比方说My vocation is one of a teacher.(我的职业是老师。）
我有一个很要好的前同事，工作能力很强，年限也比我久的多，但有一天我听到她对老板说：
“I will be on vocation for 4 days.”
在听了太多遍以后，我斟酌了一下，还是告诉她其实假期这个词不是vocation而是vacation...她捂着嘴很吃惊：“要死了，这么多年我一直是说vocation啊。”
同理，我今天所说的Agenda和Itinerary，也是非常容易搞混的两个词语。
首先，说下它们的意思和有什么不同。
Itinerary这个词本意就是旅行的行程和路线。但在职场里，我们会看到如果你的部门有客户和访客去中国公司参观，老板可能会叫你出一个itinerary，这里itinerary就是行程单的意思了。你们星期几从哪里到哪里，几点干什么，酒店住哪里，都会在这样一张东西上找到。而职场新人很容易被委托到这样的“重任”，别以为只是排个行程单那么容易，要知道你自己出去旅行做个攻略有时候都累死累活，更何况一张可能牵扯到商业利益的行程单呢。
再来看Agenda，这个词翻译过来是议程和日常工作事项的意思。其实在职场，agenda就是会议议程表的意思，要把你们此次会议或者来访要谈的几个问题都写清楚，会议中的议题顺序也要按逻辑顺序事先决定好。
有关agenda这个词还有几个比较常见的用法。如果你去找老板谈一个让项目无法进展下去的问题，老板回答说："It is also on my agenda."或者"I also think this is on the agenda."。这里on the agenda和on my agenda直译过来就是“啊，这个问题的确也在我的议程表上。”也就说说，老板也对这个事情很担忧，并且愿意一起讨论并解决这个问题。
而面对一些比较敏感的议题，你的同事对你说"It is a hidden agenda." 这又是什么意思呢？其实就是这是一个比较保密的计划，表面看不出个所以然的那种。换句话说，也就是要你嘴巴闭牢了。
我印象很深刻的一次是我们有一位美国女老板，在邮件里问我们此次董事会的agenda是什么，我们就发了一个总体安排过去，结果女老板回复说：
"I am asking for an agenda. This is an itinerary."
中文是：我问你们要的是会议议程，你们咋的给我整一个行程单？
瞬间恍然大悟。
这里还有一个词会让大家有点分不清楚，那就是schedule。这个词的近义词是timetable,也就是时刻表。那有人会问，itinerary和schedule到底什么区别呢？
Schedule相对来说简单许多，不会像itinerary一样涵盖那么多细节。Schedule一般都是如下的格式：
9am- 12pm Meeting
12pm-1pm Lunch
1:30pm Leave for airport
Schdule这个词也可以用来说项目的进度。比方说，我们说一栋大楼建造的进度：
◾Lay the foundation – by Feb. 1 (2月1日前要完成地基）
◾Build the structure – by July 1 （7月1日前要完成构建结构）
那说完了它们的区别，我想给大家一些做Agenda和Itinerary的心得。
以下几个要素必不可少：
Date日期： 一般这个都会用不同的颜色标注出来，看起来会比较方便。颜色可以看是不是需要用公司的标准色，很多公司的市场部会有一套专门的公司用标准色，大家可以参考。
Time时间： 大家注意写清AM和PM，中午12点是12PM，而凌晨零点是12AM。
Item活动： 写清楚这一个时间段是干什么。
Attendees与会人 ：如果与会人很多而他们名字又很长的话，可以用字母缩写，然后在itinerary的最后做好标注，比如AS- Andrew Smore.
Location地点 ：地点还没有定下来的情况下，可以写TBD，也就是To Be Decided，待定的意思。
Remarks备注 ：这一栏可以写一些你需要大家注意的地方，比方“car already arranged" (车辆已经准备好)，或者"Mike takes off with MU518" (Mike在这里离开会议去赶MU518这个航班)。
Notes注意事项 ：酒店信息和地址，还有一些需要提醒参与人的地方，都可以写在Notes里放到最下方。
在做itinerary的时候，记得要给活动和活动之间预留buffer（缓冲时间），两个会议之间最好不要无缝衔接，可以穿插一些coffee break（喝咖啡给大家上厕所的时间，一般10到15分钟）。
所有的从A地点到B地点需要多长时间都要预先做一下功课，最好问一下之前走过这个路线的同事，千万不要想当然。有的时候itinerary上的5分钟会是实际情况中的20分钟，所以要按最实际的情况去预算时间，顺便加个5到10分钟的buffer。
如果你的访客刚下飞机，在时间允许的前提下，请务必询问对方是不是先去酒店入住并且freshen up（梳洗休整）一下，这是非常有礼貌的做法，也会让对方在冗长的会面前有所准备。毕竟没有人想下了飞机就被拖到一个4小时的会议里。
给大家看一张合格的Itinerary。
这张行程单比较清楚也没有废话，还把酒店的地址和参会人的酒店confirmation number（订单确认号）放上去了。
我再给大家看另外一张行程单，稍有些模糊，请谅解。
但大家是不是能看出明显差别呢？这张行程单不仅给了大家Option选择，还把Dresscode着装要求也列上去了，我看到过日本同事还列出过天气，真的是非常细致。
会议议程其实是非常严肃的文件，请大家把公司logo放到页面左上角，并使用公司的信纸文档。大家可以看下图的格式。
在文档的header页眉或者footer页脚上，你可以像这个模板一样写上这份会议议程是谁批准(approved by)的，一般都是你的老板。也可以写上是谁发布(issued by)的，一般是你的话就写你的名字。
此外，一般会议议程都会有一定程度的保密性，请在适当的地方加上“classcified document"的字样，即保密文件。
给大家一个百试不爽的模板套路，基本跟着不会出错。
Agenda Management Meeting
会议名字，这里举例的是一个管理层会议
Mar 21st, 2017, Tuesday, 09:00 - 13:00
日期，周几，几点到几点
Shanghai Office
地点
Previous minutes/outstanding action points
上一次会议纪要所记录的重大开口问题
New Items
新增项目，一般都是比较重要的新项目
Standing Items
每次都需要汇报的固定项目，例如每个月度的operation report运营报告和finance report财务报表）
Business Update
业务更新，大家轮流发言说自己问题的时刻
Any other business
其他问题
Next meeting: April 20th, 9:00-13:00 in Beijing Office
下次会议时间：几月几号几点在哪儿
在做完Agenda和Itinerary之后，你要做的事情都是在发送前给你的老板或者同事进行确认。职场很忌讳随随便便什么都没有check就发送出去然后再改再发这种事。
Get it right the first time!
从一开始就把事情做对！
毕竟如果连agenda和itinerary都排不好，怎么有足够的勇气去面对更加复杂的项目呢？