第1个回答 2022-07-26
在现代都市剧中，我们经常会看到职场精英们或身穿西装脚踩高跟鞋意气风发地在会场指点江山，或高背起油亮的头发在会议中运筹帷幄。参会的人经过一番热烈的讨论过得出力挽狂澜的结论。然而现实中我们却经常被冗杂的会议所累，投入了大量的时间资本不说，会议的效果也不一定尽如人意。不免有浪费时间影响了工作进度的沮丧和焦虑。而这种“浪费时间的事情”就是糟糕的会议。
世界权威会议专家史蒂芬·G罗格伯格博士是组织科学、管理科学和心理学教授，百余篇研究团队效率、领导力、工作会议等论文发表在多个媒体和杂志。他撰写的《学会开会》依据他和团队长达15年的关于会议的研究，提出了新观点和具有实践意义的指导，教我们将“糟糕会议”开成“高效会议”，成为带领团队达到最佳绩效的会议高手。
所谓“糟糕会议”有以下特点:
一、会议多的让人头疼。
二、有的会议耗时太长了，如果将花费在会议的时间转化成金钱，将是一笔巨大的数额。
三、会议质量一般，无效会议投入太大。
四、员工精神萎靡涣散并心生埋怨。
如此多的糟糕会议造成了巨大的浪费和负面影响，但是我们显然不能放弃会议，因为我们需要那些满足关键需求的会议。那么如何将“糟糕会议”开成“高效会议”呢？《学会开会》这本书手把手地教你简单而实用的方法。你准备好小本本了吗？
一、提升会议领导力。
研究发现，和参会者相比，领导对会议的感受普遍是正面的。这种不切实际的乐观最终会降低自我认知，损害认清个人发现需求的能力。就像无限创意公司创始人吉姆·惠特说的:“如果你缺乏自我认识，那你是不会变通的。何苦要变通呢？反正你认为自己所做的事情都是对的。”
如果看到这里你已经意识到自己需要改变，那么恭喜你走出了提升自我认识的第一步。
1、掌握有意义的会议技巧，并训练协调会议的能力。（很不幸这种培训可遇而不可求，加油吧！）
2、重视反馈。首先是会议进程中参会者的状态反馈。有人开小差闲聊吗？有人接听电话吗？通过参会者在会议期间的举止，检验会议的领导能力。
另一个方法是进行包括会议方面内容的反馈调查，最好的方法是大约每3个月对日常会议进行“短平快”的评估，向所有参会者发放调查表，让他们匿名回答几个问题。
3、重塑领导形象。过去我们见过最多的是独裁型领导。然而随着时代的发展，民主概念深深渗透至组织生活。“命令与控制”管理模式已经式微。取而代之的应该是一种“服务式”的领导形象。以“服务型”和“给予者”的身份领导会议，帮助他人进步，为自身、 他人及组织带来成功。
二、化大为小，化多为少。
1、缩短会议时间。经研究发现，在会议时长方面，大部分会议恰好是1小时。然而这60分钟惯例可能会适得其反。大量研究数据证明，许多人会通过延展工作从而填满空余时间，即“帕金森定律”——有更多富余时间导致不再全力以赴。
解决这个问题的方法就是缩减会议时长。可以在设置好会议时间后，试着再缩减5%至10%的时间。微微的紧迫感往往会让会议效果更好。
2、超快会议。领导们也可以考虑开10分钟或15分钟的会议。简短的会议聚焦议题，有效推进，并带来极其积极的效果。
这种超快会议与朱迪思·汉弗莱的《即兴演讲》中的即兴交流相似。朱迪思提到“即兴交流的力量”，员工如果想和老板谈心1小时，几乎就得提前8个星期安排预约。而他完全可以在公司大厅和老板谈话，花不了5分钟时间，基本上就可以活得他所需要的信息。即兴对话和超快会议虽然一个是随机进行，一个是又准备地召开，但二者都是在最短的时间内实现上下级的沟通，从而最快最有效地获得信息，寻求解决问题的最佳办法。
这种超短会议也大量应用在我们的工作中，让日常开会更简单，且让计划和想法毫不停滞地持续推进。
3、缩减会议人数。会议规模的扩大能带来更多的资源。人多力量大，问题也更能被发现。这理应让会议更加高效，然而实际情况并非如此。随着会议规模的扩大，出现社会性惰化这一社会疾病的可能性也不断增加。因此一般来说，会议规模越大，参会者的表现可能就越糟。这就需要我们依据会议的目标，筛选相关和必要会议成员。但是在缩减参会人员的时候，也要顾及没有收到会议邀请的人，避免让这些人感到被排斥。可以在会前咨询他们的意见，或安排代表性发言，还可以会后将会议记录分发给所有相关人员，并标明具体工作的责任人。
三、别总舒服地坐在椅子上。
会议领导要警惕某些定式成为一成不变的事物，进而导致停滞不前。那么怎么打破固有的节奏，进而激发出新的活力与动力，提升参会者的热情呢？
1、可以通过座次的调整来提升会议的社交体验。
另一个方法是选取不同的地点开会。改变开会的场所也能为会议注入新的活力。
第三个方法是对空座进行利用。股神巴菲特与他的好友查理·芒格是多年的合伙人。有一次开股东大会的时候，查理·芒格有事没有来，巴菲特用一个真人大小的硬纸板把芒格的照片打印出来，坐在巴菲特的旁边。等到巴菲特讲完话以后，就扭头问芒格说:“你有什么要说的吗？”然后去按旁边的录音机，里面传来芒格的声音:“我没有什么好补充的。”底下参会的人笑的不亦乐乎。
2、采用边走边开会的散步式会议。这是适合2到4人参加的移动式会议。既有利于健康，还能提升个人幸福感。更重要的是增强参会者的注意力和创造力。我在备课或写作遇到瓶颈的时候就去散步或擦厨子。边走边思考或边擦边思考，准保能相处好点子或好句子。此外，散步时，人是放松的，有助于缓解拘谨的会议氛围，让大家能够畅所欲言。
3、站立式会议。与散步式会议类似，但开会的时间要短，15分钟左右为宜。
除了以上几点，会议领导还需要具备控制会场气氛，排解负能量的能力。作者列举了很多方法，有兴趣的书友可以亲自阅读这本书。
结语:《学会开会》尝试利用科学会议，帮助人们认清恼人的会议问题，提出有科学依据的可能的解决方案。并且在书的末尾提供了大量的实用性工具。如果还不能领会书中的观点，那么就尝试借鉴作者提供的工具，用来提升领导力，在轻松愉快的气氛中开会，并提高会议效率。