余额,就是余下的金额,剩在那里多少钱。发生额,是发生经济业务其本身的金额。比如拿保险柜里的钱——库存现金来说。9月1号我上班一来,什么都没干呢,保险柜里就有的钱,叫做库存现金的期初余额。今天我去银行取了3000块钱,放保险柜里了,这叫库存现金的增加发生额。是发生了一个经济业务——提现,其本身的金额是3000。所以这3000叫发生额。我今天又花了500元买办公用品,这500叫减少发生额。一个月下来增增减减,最后9月30号我下班的时候,保险柜里剩的钱叫库存现金的期末余额。
以上是以库存现金为例来说明的,对所有的账户来说,都是这个道理。
至于为什么有借方和贷方,因为资金总有增加和减少两种情况,所以账户要分两方。至于余额所在方向,记住,余额在账户的增加方为正,在减少方为负。当然,对于库存现金来说没有负余额的情况。月底我问你保险柜里放着多少钱啊,你点完以后告诉我,放着负七千。哪有这个情况。但有些账户是有负余额的。比如本年利润。本年利润的余额如果为负,就是今年的利润是负的,那就是亏损了嘛。
希望我打了这么多字,能对您有所帮助。
参考资料:回答人:赵钢