机关档案整理应当遵循哪些基本原则

Question

如题所述

Answer 1

机关档案整理应遵循以下四个基本原则：

1、遵循文件材料的形成规律。

2、保持文件材料之间的有机联系。

3、区分不同价值，便于保管和利用。

4、逐步推进卷件融合管理。

                                   

机关档案整理的基本流程：

1、机关档案整理工作主要指对全宗内档案进行的整理。实践中，由于不同门类档案或者采用不同整理方法的同一门类档案整理时都有相应的整理规则，导致整理要求繁复多样，给整理工作带来了不少困扰。实际上，无论采取何种方法，档案整理的基本流程都是一致的，都需要确定整理单位，揭示档案之间的内在联系、确定整理单位之间的先后顺序、为档案提供唯一的标识、编制检索工具。

2、件(卷)。《规定》提出“文书档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案一般以件(张)等为单位进行整理。科技档案、人事档案、会计档案一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理”，建议不同门类档案确定适当的整理单位。

                                   

3、分类。《规定》对于全宗内档案的分类提出了3项要求：一是在《规定》第23条门类设置基础上制定统一、稳定的分类方案。二是不同门类、载体或形式的档案的分类方法应当协调呼应。三是机关档案分类方案一般采用年度、机构(问题)、保管期限等分类项进行复式分类，有专门规定的，从其规定。

4、编号。《规定》指出了档案编制要求：一是档号应当体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等档案基本属性。二是不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。

5、编目。对于目录编制，《规定》将其纳入检索工具予以统一规定，要求目录应当满足手工检索和计算机检索需要，并且应当与档案著录、元数据收集等工作和要求协调对应。

Answer 2

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。我们的档案内容包括：档案收集、档案整理、档案录入、档案数字化、档案系统、档案培训、档案软件定制、档案智能化管理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用、档案销毁。

这些工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 8个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。