1、要以“微服私访”或者“调研小组”的形式把问题根源搞清楚，然后面对面地研讨对策和办法。
2、领导不要把例会当成追究责任的会议。例会的使命是发现问题、发现难点，不是追究个人责任。领导要让问题都在例会上暴露出来，但是，不追究任何人的责任，只探讨解决办法或者提供解决困境的支持。如果有人捂着、盖着问题，结果要自负。
3、参会人员不要把例会看成责任追究会议，更不要当成攻击异己的“媒体”，或者推诿责任、为自己辩护的“下院”。会议就是来谈问题、谈困难、谈计划、谈分工的地方，没有任何其他意图。领导层要打击在会议上谨小慎微、别有用心的风气与心态。
4、例会不进行任何务虚讨论。例会就是分析企业现在需要协调的问题和需要安排的任务。
5、例会不进行任何鼓动宣传工作。例会是抓事实，不是抓干劲的。
6、例会要有记录。问题、困难反映记录，措施记录，任务分工记录，时间计划记录等等。在下一次会议中，检查本次会议决议的落实情况。
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会议要有目的性。弄清楚开会要解决什么问题，接着围绕会议目的认真做好一切准备工作，务求会议获得实效。不开没有目的或目的不明确的会，不开无准备的会。没有实效的会和长期议而不决的会，不如不开。
开会要有大事，不能老是西瓜、芝麻一把抓，不分轻重。更不要大事小事一起议，防止小题大做，切忌把会议变成毫无目的“侃大山”或某个人哗众取宠的场所。
会议要少、小、短。可开可不开的会不开，无明确目的、无十分必要的会不开，无把握解决问题的会不开，准备工作未做好的会不开。再是会议的规模要小，规格要适当，要说短话，开短会，防止把会议变成“摆龙门阵”的场所。实践证明，“马拉松”式的会议不会产生高质量的会议结果。
一、明确要点，确定议题
首先要明确领导开会的目的、任务议题。会务人员需要在例会开始前与领导进行沟通，确认此次例会的任务要点，并结合相关的例会制度整合为具体的议题，这样做议题才不会跑偏。
二、围绕议题，分发材料
会议材料分为两部分：一是会上讨论的议题准备好的材料，包括上级文件、文书材料、有关数据等。二是要会前调研出的材料，要把掌握的数字、反映的有关问题发到参会人员手中。这样做的目的，一方面为领导的发言提供依据；另一方面，为会议讨论提供方向性材料。
三、安排会议，按部就班
会务人员要根据事情的轻重缓急来安排好议程。一般的工作例会通常是先总结前一阶段的工作情况，再布置下一阶段的任务，最后将非常规、临时性的工作进行讨论。会议通知里要定时间、定地点，尤其是单位内部会议，这一特点尤为明显。
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开好例会需要注意的因素有：确定开会的必要性、选择议题和参与人、估算会议成本、安排发言时间、组织讨论、形成共识、表决、落实决议等。
维持会议的秩序和纪律，不同意见者的声音能够被有效表达，都必须靠稳妥的方式予以规定，并在流程中有效执行，这些都体现着会议程序的必要性和严肃性。
会议最常见的问题包括会议繁多无实质内容、不能准时开始、缺乏中心和主题、会议时间过长、互相重复空话套话等。开会的效率，反映了一个组织、一个团队和个人的基础管理水平。
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