单证备案自2006年1月1日起实行。目前单证备案的主要政策文件为国税发2005 199、国税函2006 904和国税公告2012 24号。
根据国税公告2012 24号第八条第（四）款的规定：出口企业应在申报出口退（免）税后15日内，将所申报退（免）税货物的下列单证，按申报退（免）税的出口货物顺序，填写《出口货物备案单证目录》
注明备案单证存放地点，以备主管税务机关核查。
（1）外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔
购销合同下签订的补充合同等：
（2）出口货物装货单；
（3）出口货物运输单据（包括：
海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证）。
若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。除另有规定外，备案单证由出口企业存放和保管，不得擅自损毁，保存期为5年。
视同出口货物及对外提供修理修配劳务不实行备案单证管理。在做单证备案时，出口企业只需要把以上各类单据准备好（复印件）留存企业备查，并按申报退税的顺序填写《出口货物单证备案目录》注明单据存放的地点。
单证备案的惩罚政策
根据国税公告2013 12号规定：未做单证备案的出口业务，不得享受退税，可以免税。
根据财税2012 39号规定：提供虚假单证备案的出货物，一律按征税处理。
退税分类为一、二类企业未按规定收集、装订、存放出口退（免）税凭证及备案单证的，分类等级降为三类，退税分类为一二三类的发生拒绝提供退免税账簿、
原始凭证、申报资料、备案单证的，调整为四类。
在实务中发现很多企业取得不了备案所需要的单证，于是就自己PS，这个要注意了，你不做单证备案的还能免税，一旦单证是虚假的，那就征税了。