放下和工作无关的活动和资讯
通信工具的发达、大量信息的传播、组织机构的膨胀与任务要求的多元化，令我们的工作越发繁重。特别是近几年来，办公室白领越来越面临着永远无法完成的任务、永远不能集中的精力和永远落后于理想预期的绩效。
每天早上来到办公室之后，大堆的文件、邮箱里满满的邮件、响个不停地工作电话、来自上司的指示、各种会议……是不是都让你无暇分身，甚至搞不清眼下首先要处理的事情是哪些？而哪些又是可以往后拖延几天的？等你完成这些工作之后，一天的工作也接近尾声，急需解决的事情、所想要的工作效果，理所当然地没能按时达成。
我们是否要认真考虑一下，你所做的这些事情真的都是与工作息息相关，非做不可的，而不是毫无意义的吗？
小王进入公司已经差不多有8个月时间了，每天早上到公司之后，先是从杂乱无章的办公桌上找出自己昨天已经完成的文档和档案，以及今天需要做的东西，整理完办公桌的时候，已经过去40分钟了。然后，公司的电话开始响个不停，小王又开始忙于接电话，详细记录每个来访者的咨询；同时，上司办公室也传来一系列的事情：复印文件、换水、通知会议，等等。等小王将些事情一一完成的时候，已经过了午饭时间。打个盹儿后，下午的工作又纷至沓来。他打开计算机，查询公司的邮件，等到邮件终于慢慢变少（可总是处理不完），差不多又快到下班时间了。结果，一天下来，该完成的事情还是没有完成，所以，又得晚上加班而与之同一个办公室的孙姐，不仅不需要加班，事情也完成得井井有条，每天都神清气爽。小王无奈之下，去向孙姐请教，该如何处理这一大堆无关紧要的杂事琐事。
孙姐告诉他一个重要的办公室工作原则：学会请托，放下与工作无关的活动和信息。比如每天下班前都要把自己桌子上的文档整理清晰——已经完成的、急需完成的、不是很紧急的、可以拖上一拖的，这样，早上来到办公室的时候，需要做的事情就一目了然，既节省了时间又避免事情出现纰漏；再如给老板办公室换水，完全可以请打工的小弟小妹来做这样，属于自己的时间就多了，工作也会得心应手，效率大大提高，自然不需要没日没夜的加班。
小王恍然大悟，按照孙姐的方法来进行工作，果然效率快多了。工作也做得更加出色，心情也好了起来，整个人都似焕然一新。
在日常的工作中，总有些时候仿佛无头苍蝇一般，对着满桌的档案和繁杂的工作任务不知所措，从而使得不少工作时间浪费在不必要的事情上，大大降低了工作效率。这就要求我们，每天在进行工作之前，先要搞清楚哪些才是必须要做的事情，而哪些则是毫无意义的事情。这样，才能提高工作效率，使得日常的工作更加轻松。
为什么总是做些毫无意义的事情
在职场工作中，我们通常在时间控制中容易陷入下面的陷阱。
1.习惯拖延时间：当个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度时，对于具体的工作，尤其是自己不擅长的事情，就会习惯性地将之往后拖延，而不是立刻想办法去解决，这就导致了在解决这件事情之前所浪费的时间都是在做毫无意义的事情。
2.不擅处理不速之客和各种无端电话的打扰：根据一项调查，办公室里平均每11分钟就会被打断，而恢复到工作状态则需要长达25分钟。所以，如果不能顺利解决上述问题，将耗费我们很多宝贵的时间，理想的做法应该是，工作时不接电话、不看数据、不开邮箱、关紧门窗，这样可以减少分心和打断，将当下的节奏和感觉保持得更长。而在实际中，要保持这种状态是不可能的，办公室的打扰无可避免，电话、来访、邮件，等等，甚是无奈。
3.不擅处理各种请托：作为职员，可能很难拒绝来自上级的指示，但若这件事情不在自己的职责范围之内，即使接手了请托，也不见得就能做得很好，这个时候，合理地拒绝才是明智的选择。而对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：
担心部属做错事
担心下属表现太好
担心丧失对下属的控制
不愿意放弃得心应手的工作
找不到合适的下属授权
其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。
4.泛滥的“会议病”：不少中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作时间的四分之一，甚至三分之一！然而更令他们感到莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费！
放下与工作无关的活动和信息
针对如此纷繁复杂的事情，究竟怎样做才是我们的可取之道呢？我们的策略是将被打扰的时间缩短，放下与工作无关的活动和信息，将其负面影响减至最少。
1.将邮件处理时间定为每3小时一次，而按照轻重缓急分别处理。
2.缩短接打电话的时间：
事先的约定与准备
保持简短而明确的开场白
控制通话时间、保持通话主题
过滤掉无关紧要的电话
3.合理接受请托：我们接受请托之前不妨先问问自己——这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受它，则需承担什么后果？经过这一番“成本—效益分析”之后，你就可以决定取舍了。
4.对于基层人员而言，要善于利用资源：学会从相关的部门或人员手中获取所需的数据，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员，等等。
有计划、有组织地进行工作
放下与工作无关的活动和信息，其目的只有一个，就是将时间花在真正重要的事情上，防止一些毫无意义的事情浪费工作中的部分时间，从而减少我们工作的任务量和时间，轻轻松松完成一天的工作。因此一定要懂得时间的分配，本着先重后轻、先紧后慢、先急后缓的原则，梳理清楚，有计划、有组织地进行工作。那么，该如何有组织有计划地进行工作呢？主要体现在以下几个方面。
1.将有关联的工作进行分类整理；
2.将整理好的各类事务按流程或轻重缓急加以排列；
3.按排列顺序进行处理；
4.为制定上述方案需要安排一段时间以规划之；
5.由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，哪些是可以同时进行的工作。
轻松工作，不再加班
《财星》杂志里曾写道：“busyness is the great affliction ofjob.”（繁忙是工作最大的苦恼）。其实，我们的“苦恼”有许多是因为低效工作带来的，而低效的一大原因是我们没有根据前面提到的工作环境的变化而调整自己的工作状态和方法，反而将时间浪费在一些跟工作关系不大或是不很紧急的事情上。比如，职责没有分清楚，重复做一项不是很重要的工作，例如不停地处理工作邮件；“事必躬亲，亲力而为”，不论什么事情，都要自己亲自去过问，查探进度；与下属、上司沟通不良，导致一件事情反反复复修改；被一些计划外的事情所打断，不能持续高效的工作。
针对这些问题，在此提出了一系列的建议，相信能够给予各位处在繁忙繁杂工作中的人们一定的帮助。虽然起初可能没有太显著的效果，但是只要坚持下来，相信很快就能以新的方法进入工作状态，并且大大提高工作效率，从此无须再加班，轻轻松松工作，并且得到不逊于日夜加班的工作成果。得到上司的赏识也不再是遥远的梦想！
希望您能通过一点一滴的改进与积累，寻求合适的支点位置，不断地扩大组织和个人的力量，促使生活质量和工作质量的改善，相信大家都会有一个有意义、充满快乐的人生！