解读 | 《归档文件整理规则》—编目篇：精细指南
在档案管理中，归档文件目录的编目是至关重要的一步。《规则》为我们提供了一套严谨的指南，让我们深入理解并遵循。
首先，归档文件目录的格式设计遵循《规则》5.5.3和5.5.4的规定，推荐使用系统生成或电子表格编制。目录应采用A4纸张，横向布局，既便于查阅，又利于装订。以图3-8为例，它展示了目录的基本样式，包括清晰的表头，表格形式，以及各字段在目录中的精准布局。在实际操作中，可以根据需要调整行高和列宽，灵活适应。
装订成册的归档文件目录封面，是目录的门面，既要美观，又需耐用。封面设计需包含全宗号、全宗名称（即立档单位的全称或规范化简称）、年度、保管期限以及机构（问题）等关键信息。年度和保管期限采用复合分类法的单位，机构（问题）项是必需项；年度和保管期限分类则可选择性不设机构（问题）。
归档文件目录的装订方式有年份和保管期限两种，根据分类方案，每类目录独立附上封面，采用不同颜色的纸张，既区分又便于查找。例如，按照年度-机构-保管期限分类，2014年的目录会分为多个封面，按照分类顺序排列。
除了装订成册，归档文件目录还应满足文书部门和档案部门的需求，适当备份。归档文件目录在进馆时，需符合档案馆接收标准，确保信息的完整性和一致性。
关于档案盒内的目录放置，《规则》并未强制，实践中存在放置和不放置两种策略。放置目录有助于人工检索，但会增加工作负担；不放置则简化步骤，节省资源。一般建议在库房档案柜架位置放置装订目录，而非每个档案盒内，以减少误差。
最后，别忘了归档文件目录只是基础检索工具，各地区、各部门可根据需要开发更多种类的目录，如专题目录、分类目录或重要文件目录，以提升检索效率，满足特定需要。