如何成为合格的助理
如何成为合格的助理?秘书或助理都是高层管理者的左右手,他们之间的不同之处只是工作性质不同罢了,但要胜任秘书或助理一职并非易事,需要一定专业知识,下面讲讲如何成为合格的助理。
秘书之间也分很多类,如:方案秘书、行政秘书、生活秘书、公关秘书等不同之处也是性质。但有一点是相同的,那就是工作职能,从生手到熟手、从基础到左右手只需对管理者一个负责即可。
不管是秘书还是助理都需要协助管理者把各方面信息综合和分析。在必要的时候还可代替管理者执行相关制度,也就是管理整个部门。现越来越多人对助理或秘书一职感兴趣,企业对这一职也越来越重视。
但要胜任秘书或助理一职并非易事,一定要具备专业的知识和技能。如:文件分类归档,速记,整理分类,办公设备的使用与维护,速录等,办公软件的操作熟练程度,相关实际工作的操作这些都是用人单位重视的地方。
如不具备或不熟练但又想从事类似的工作那就从基层做起吧,先从事行政文员或助理、其它部门的文员也是考虑对象。
在这些岗位工作过的你,要进入大公司工作是比较容易的,通过这些工作你会对大公司有一定的认识和了解,而且这些岗位会经常与公司内的其它部门接触,这对你未来的目标职位是有所帮助的。
这些岗位一般都会有许多空余的时间,利用这些空余的时间充实自己,避免在时机来临时因为没有准备好而失去了机会。
如果你已具备做助理或秘书的条件,当公司在内部招聘时,你可以毛遂自荐大胆的去应聘目标职位。如果你平时在工作中已经很出色,那可能不用等待机会就可以达到自己的目标,因为管理者的助理或秘书一定是一位出色的员工担任的。
最后一个重点,助理或秘书要想到一些管理者没有想到的问题,助理或秘书绝不能有急躁情绪,因为有急躁情绪的你考虑到的问题可能不是很全面,所以身为助理或秘书的你一定要调整好心态,保持良好的`心态工作,更不能因为私事而影响你发挥的水准。
办公室助理必备素养和技能如下
1、执行力。
在协助决策的过程当中,文秘/行政助理个人主观的判断和决策是没有的,必须要不折不扣地支持管理者来做出决策。
2、判断力。
有些事情可能由于文秘/行政助理的介入更好地支持了决策。
3、协调力。
文秘/行政助理需要既符合自己职业操守,又能很好地协调与决策人之间的微妙关系。这点来讲,文秘/行政助理的素质是来自两个方面积累的,一个是自身人格素质不断修炼的过程,第二个是来自个人职业操守素质的不断完善。
4、应变力。
文秘/行政助理需要有能力知道、领会老板的意思,要有应变能力,有时可能老板自己都不知道他真的想做什么,需要文秘提醒该做什么。
1、成为一名好助理需要管理好各类的文案:很多朋友想到助理的时候就会想到,助理每天都是需要处理很多的文案和一些表格的,这里面有关于老板的内容也有关于公司的事情,所以一定要善于处理文案。
2、成为一名好助理需要记住老板说过的每句话:助理是需要每天帮助老板处理一些日常生活和公司的琐事的,同时,老板也会说一些重要的话,这时候助理就一定要记住老板说过的每句话,等老板问起来更好回话。
3、成为一名好助理需要安排好老板的行程:相信很多公司的老板每天都非常的忙,行程也是安排的很满。所以,作为一名合格的助理需要安排好老板的行程,不浪费老板的时间。
4、成为一名好助理不要轻易说做不到:对于老板的吩咐的,布置下来的每一份任务都要尽力的去完成,不能说完成不了,这样会给自己的领导留下一种不好的印象。
5、成为一名好助理做事要有效率:每个公司都有很多不同的部门,每个部门还会有小组。每个人都是需要做事有效率的,然而,作为一名助理,效率对他来说就显得尤为重要了。
6、成为一名好助理需要多提升自己:作为一名助理不仅仅需要处理好和老板,同事之间的关系,在闲暇的时间多多提升自己也是很重要的。提升自己会让老板更加的看重你,同事更加欣赏你。
助理需要具备哪些能力
1、首先当然最重要的就是职业素养:
①责任心,对本职工作认真负责,能够主动对工作情况进行分析并及时作出决策,深入理解企业的政策,主动贯彻执行企业的决策与决定。
②服务意识,在工作中满足内外部客户需求的意识。
③主动性,积极、有效完成工作任务的行为状况。
2、其次就是具备一定的专业知识:
①企业知识,包括行业知识、企业文化(发展历史、价值观等)、组织结构、基本规章制度和业务流程等。
②办公自动化知识,包括电脑操作系统、office办公软件使用、网络知识以及计算机安全管理等。
③公共关系知识,包括公关策划、公关调研、公关宣传、危机处理以及公关礼仪等。
④行政管理知识,包括企业行政管理的内容、流程、制度、方法等。
⑤档案管理知识,包括档案收集、整理、保管、检索、统计、提供利用以及电子档案管理等。
3、最后就是技能与能力这是很重要的:
①文案写作能力、文档管理能力、应变能力、关注细节能力、决策能力、系统思考能力、沟通协调能力。
②更多人事管理咨询、企业运营管理咨询,易派管理咨询。
经理助理的工作职责:
1、起草公司工作计划总结,并作好公司重要会议记录;
2、起草、存档整理总经理签发文件;
3、公司管理制度、规章制度,网页设计方案书、合同书,公司总体运行配合;
4、接听电话、妥当应答,并做好电话记录;
5、掌握总经理的日程安排做好预约工作,安排商务旅行;
6、完成总经理或综合管理部经理交办的其他工作;
7、根据公司发展的要求制定人力资源战略;
8、设计并完善公司人力资源结构;
9、完成公司人力资源的日常招聘工作;
10、完善公司绩效考核制度。