要确保会议的有效性和价值，商业公司必须首先确立明确的目标。会议应当服务于特定的目的，为参与者创造价值，并体现投资回报。
信息采集与分析是关键环节，需深入了解客户需求、参会人员、媒体动态、预算细节以及自身存在的不足。这需要详尽的准备工作，如参考附录中的客户需求分析单。
会议应该是一个创新的平台。无论是内容还是形式，都要不断求新，以保持热情和吸引力。
制定周详的计划，无论是甘特图还是进度表，务必涵盖所有细节，并定期追踪以避免计划流于形式。项目管理需要实施严格的现场控制，确保按计划执行，并具备灵活应变的能力。
会议结束时，要进行细致的总结，评估提供给参会者的价值，计算公司从中获得的收益，考虑他们是否愿意再次参与，并据此调整下一次会议的规划。
追求卓越而非追求完美，理解会议规模不影响追求改进，关键在于建议、设计和不断修正。同时，对会议涉及的行业有深入的了解，包括专业术语和行业动态。
全程参与会议，确保供应商提供高质量服务，不能以牺牲会议质量为代价。始终以顾客需求为首要考虑，他们是会议价值的最终评判者。
有效控制预算，确保资金的合理使用，使参会者受益。技术在会议中发挥重要作用，但人与人之间的交流不可忽视。
清晰的沟通至关重要，确保与会者能迅速理解和参与。在项目执行过程中，需要具备清晰的内部沟通机制。
危机管理也必不可少，预设应对策略，考虑最坏的情况并提前准备解决方案，以备不时之需。
会议的核心是提供实质性的价值，无论是教育、培训还是产品发布，确保内容充实且具有针对性，让参会者有所收获。
《会议管理》，企业管理类图书，王玉荣、王君著。本书讲述了开好单一会议的四大基本原则，对中小企业的会议管理具有重要的指导作用。而把会开好，不仅仅是单一会议的问题，更是和谐会议体系设计的问题。本书结合一些大型企业的实践案例，采用讲故事的模式，从战略类会议、运营类会议和例会三个角度讲解会议体系，帮助企业切实攻克会议的顽疾，提高沟通效率和会议效率。