Office技巧集锦
Office技巧集锦——WORD篇
1.“文本框”也能输入多重幂指数
经常需要使用数学公式及数学符号的用户一定知道Word的公式编辑器，它可以轻松的完成多重幂
指数这一数学公式，但是在这里我们介绍一个更加通俗的办法——“文本框法”。
“文本框”也是Word中的一个强有力的工具，通过它也可以达到我们的目的，单击“插入→文本
框→横排”，插入一个文本框，并在其中输入X，然后调整其大小和位置，并设置文本框的底色和线
条色皆为无，指数y也可以使用文本框的方法输入，即可完成幂指数的输入。
2.怎样关闭拼写错误标记
Word中有个相当不错的拼写和语法检查功能，通过它用户可以对键入的文字进行正确检查。系统
默认是实时检查的，因而在编辑文档时会产生许多标示错误语句的红色或绿色的波浪线，有时候会影
响用户的工作，这时可以将其隐藏，待编辑完成后再进行检查，方法如下。
右键单击右状态栏上的“拼写和语法状态”图标，在弹出的菜单中选择“隐藏语法错误”项后，
错误标记便会立即消失了。
如果要进行更详细的设定，可以执行菜单中“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中进行详细
的设置，如拼写和语法检查的方式、自定义辞典和写作方式等项。
3.附加段落格式的去除
若想去除附加的段落格式，我们可以使用一组快捷键Ctrl＋Q。此时，如果对某个使用了正文样
式的段落进行了手动调节，增加了左右的缩进，那么增加的缩进值就属于附件的样式信息。若想去除
这类信息，可以将光标置于该段落中，并按Ctrl＋Q快捷键即可。如有多个段落需做类似调整，可以
首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键。
4.附加字符格式的去除
有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观，比如加粗、斜体、下划线，甚至空心、阴文
、阳文等等。这是与专业的字符排版原则相违背的。专业的字符排版原则中，正文的字体及样式都会
被限制在很有限的种类之内。如果你想去除这些附加字符格式，不必一个一个的查找与更正，Word为
此提供了快捷键。不过要注意的是，这里有两组功能相同的快捷键。一个是Ctrl＋Space；另一个是
Ctrl＋Shift＋Z。前一组对于中文Windows的用户是无效的。Ctrl＋Space，是中文Windows中用于切
换中英文输入法的快捷键。所以，我们可以选择使用Ctrl＋Shift＋Z来完成这一工作。
5.巧用多级列表功能编号
实际上多级列表与加项目符号或编号列表相似，但是多级列表中每段的项目符号或编号根据段落
的缩进范围而变化。多级列表是在段落缩进的基础上使用Word格式中项目符号和编号菜单的多级列表
功能自动地生成最多达九个层次的符号或编号。使用方法如下：
把需要编号的段落输入到Word中，并且采用不同的缩进表示不同的层次。第一层不要缩进。从第二层
开始缩进，可以使用格式工具中的“增加缩进量”和“减小缩进量”按钮。
从实际使用经验来说，缩进量的掌握是一个问题：层次间的缩进量应该是一致的，否则使用多级
列表时可能会出现错误的编号。所以，可以把第二层缩进调到标尺1的位置，把第三层调到标尺2的位
置，依此类推，使层次间的缩进保持为标尺上1的距离。
然后选择列表。在“格式”菜单中选择“项目符号和编号”，单击“多级符号”命令。
在预先规定的多层次编号样式中选择需要的多级列表样式，如果需要接着文章前边的段落编号应
该选择“继续前一列表”，需要单独编号则选择“重新开始编号”，选择确定。
6.解决“公式编辑器”调入速度慢的问题
在Word中，公式编辑器是需要占用很多系统资源的，使用公式编辑器时用户常常会感觉到计算机
速度变慢了。有一个办法可以间接解决这个问题。
当要编辑或者插入公式时，首先打开一个新的Word文件，在新的文件中调入“公式编辑器”编辑
公式，然后定义公式块，按Ctrl＋C组合键拷入剪贴板，再按Alt＋Tab组合键返回原先的Word文档，
或者从“窗口”菜单中选择原来编辑的文件，再按Ctrl＋V组合键把公式粘贴到文本中。当需要再一
次插入或者编辑公式时，只要按Alt＋Tab回到“公式编辑器”即可，保留前面的公式可让用户在“公
式编辑器”中拷贝公式中的相同部分，从而加快了编辑速度。
7.插入其它语种的特殊符号
用Word进行文字处理时，往往要输入很多符号。这里介绍几种常用的输入其他语种特殊符号的方
法。
1.插入符号法
单击“插入”菜单栏，选择“符号”命令，在里面可以选择拉丁语、希腊语等语种。
但是此法调用符号模块时间较长，加之在较大的篇幅内寻找需要的符号比较麻烦，因此有一定局限性
。
2.利用软键盘功能法
Windows内置的中文输入法提供了13种软键盘。它们是：PC键盘、希腊字母键盘、俄文字母键盘
、注音符号键盘、拼音键盘、日文平假名键盘、日文片假名键盘、标点符号键盘、数字序号键盘、数
学符号键盘、单位符号键盘、制表符键盘、特殊符号键盘。我们可以根据需要，进行不同的选择。
操作时，只须用鼠标右键单击输入法词条的软键盘图标，选中需要的软键盘，即可选定、插入符
号。
3.利用英文字体设置
在英文字体Wingdings和Webwings下，数字、英文字母和其它的一些字符显示为一些符号。
另外，以此类推，利用上述几种方法，还可以为用户的屏幕保护程序“三维文字”增加近200种
特殊图案。方法是：在“三维文字”的“设置”中，输入上述的英文字母、数字和字符，字体选择为
Wingdings或Webdings，则出现与之对应的符号或特殊图案，如果再选择扩展名为BMP的文件为纹理，
屏幕保护程序图案会更加美观大方，更加多样化。
8.快速输入大写中文数字
在一些特殊领域，例如银行等金融部门，经常需要输入中文的数字，一次两次可以，但是输入次
数多了未免太麻烦了，这里介绍一种快速输入中文数字的方法：
执行“插入”菜单上的“数字”命令，在弹出的“数字”对话框中输入需要的数字，如输入1231291
，然后在“数字类型”里面选择中文数字版式“壹、贰、叁….. ”，单击“确定”，中文数字式的
“壹佰贰拾叁万壹仟贰佰玖拾壹”就输入好了。
.将姓名按姓氏笔划排序
在举办会议或者进行评比时，需要对相关的人员姓名按照姓氏笔划进行排序。首先，将需要排序
的姓名写出来，每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车”换行，选中所有需要排序的姓名，执
行“表格”菜单上的“排序”命令。
在“排序文字”对话框里，“排序依据”项选择“段落数”，“类型”项里根据各自的要求，可
以选择“笔划”、“数字”、“日期”、“拼音”四种排序方式，在其后的二选一框里选择“递增”
或者“递减”方式，单击“确定”，杂乱无章的姓氏就被Word排列的井井有条了。
9.在Word中插入当前的日期和时间
用户可以随时使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间。方法很简单，只需要将光标置于
需要插入日期或时间的位置，按下Alt+Shift+D组合键即可插入日期，而按下Alt+Shift+T可插入当前
时间。用户也可以执行“插入”菜单上的“日期和时间”来完成同样的工作。
10.锁定插入的日期和时间
在上面的例子中，我们介绍了如何插入“日期和时间”，如果在插入日期和时间的时候在“日期
和时间”对话框中选择了“自动更新”的话，则每次打开该文档时日期和时间都会变成当前的日期和
时间。如果用户并需要日期和时间的自动更新，可以单击时间和日期处，按下Ctrl+F11组合键，这样
就可以锁定时间和日期了。还有一种一劳永逸的方法，就是按下Ctrl+Shift+F9组合键使时间和日期
变为正常的文本，自然就不会自动更新了。
11.利用合并字符功能设置上下标
用户在编辑文档的时候，有时会遇到某个字符同时具有上下标，例如X10 、10+2-1，公式编辑器
可以轻松的完成任务，但是如果在安装Office时没有安装公式编辑器该怎么办呢？
在工具栏里添加“合并字符”按钮，键入有上下标的字母，依次键入上标、下标，然后同时选中
上下标，最后按下合并字符按钮，接着会弹出对话框，进行了相应的设置后，就完成了上下标的输入
。
需要提醒用户注意的是，如果上下标对不齐的话可以尝试加空格，另外此方法只适用上下标不超
过6个字符的情况。
12.使用⑩以上的数字序号
以前在Word中输入10以带圈序号非常困难，现在Word XP 中可以轻松插入带圆圈10以上的序号。
点击工具栏上的○字按钮，在“文字(T)”栏输入“11”， “圈号(Q)”栏中选“○”，点“确定”
即可完成。
13.使用格式刷重复复制格式
格式刷的用法相信广大用户都会，但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢？
其实只要双击“格式刷”按钮，用户可以将选定格式复制到多个位置。再次单击格式刷或按下“
Esc”键即可关闭格式刷。
14.利用拖放的方式复制网页
在复制网页内容时，通常用户都是在IE窗口用鼠标选中需要复制的部分，然后执行“复制”命令
，接下来打开Word程序，进行“粘贴”。
其实还有更加简便的方法，就是使用Windows最常见的拖放功能，选中网页上的内容，按住鼠标
左键不放，拖到Word窗口，然后释放鼠标左键，网页的内容就被完整复制了。
15.利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里
用户在录入一段文字时，经常会遇到这样的情况，一个由多个单词组成的词组（如人名）被分隔
在两行文字里，如果遇到这种情况，可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里。
方法很简单,选中词组中每个单词（除最后一个单词）后的空格并按下Ctrl+Shift+Space组合键
即可。
16.让光标在段落间快速移动
在编辑Word文档的时候，如果需要在段落之间移动，可以使用Word提供的一个快捷键只需按住
Ctrl键，然后再按下方向键中的向上或向下键，这样就可以使光标依次向上或向下移动一个段落。
17.巧用“选择性粘贴”中的“无格式文本”
用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法，但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式
，如从复制的网页文字粘贴到文档后，四周留下了表格边框；从其它文档粘贴过来的文字延续了源文
件中的格式。通过“选择性粘贴”我们可以让这些文字按照设置好的格式出现。
将需要的文字复制到剪贴板后，执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的对话框中
选择“无格式文本”。单击“确定”按钮后，粘贴的文字就是无格式的，也就是说它会按照粘贴光标
位置的格式出现。
18.快速显示文字格式
在用户编辑文档的时候，有时需要确定某一段文字应用了何种格式（如字体、大小等）。
执行“帮助”菜单上的“这是什么？”命令，鼠标指针变为一个问号后，单击需要确定格式的文
字。屏幕上就会显示出该文字的格式。用户还可以按下Shift+F1组合键，然后单击需要查询格式的文
字。如果不需要文字格式的显示，可以按下Esc键取消。
19.在Word中用另类方法复制文本
选定需要复制的文字，按下Shift+F2组合键，这时状态栏上会显示“复制到何处”的字样，然后
将光标移动到目标处并按下回车键即可完成复制。
20.快速输入特殊符号
这三种特殊符号经常会出现在一些企业的文档中，用户可以分别使用Ctrl+Alt+R、Ctrl+Alt+T和
Ctrl+Alt+C组合键快速得到。
21.去除自动添加的超级链接
Word有很多自动功能，这无疑给用户的操作增添了无数的便捷，但有时也会感到有些不方便，比
如仅仅是输入了一个网址或E-mail地址后，Word会自动将其转换为一个超级链接，对于不需要这一链
接的用户来说如何去除自动添加呢？
有三种方法
1.即时方法，在Word将网址或E-mail自动转换为超级链接域后，按下Ctrl+Z组合键，即可取消该自动
转换。
2.长期方法，执行“工具”菜单上的“自动更正选项”命令，在弹出的对话框中选择“键入时自动套
用格式”选项卡中，去除“Internet及网络路径替换为超级链接”复选框的选择。
需要提醒用户注意的是，使用此方法后，当用户再输入网址或E-mail地址时，Word就不会自动将
其转换为超级链接了。
3.取消其它位置的超级链接，如果想把文档中某个已经存在的超级链接域转换为正常文本，只需在按
住Ctrl键的同时单击该超级链接，然后按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。
22.快速插入一对大括号
将光标置于需要插入大括号的地方，然后按下Ctrl+F9组合键，就可以快速在插入点插入一对大
括号，并且将输入光标置于大括号中。
23.在Word 2002中选择多个文档区域
用户在Word 2002中可以像在Windows窗口中选择多个文件一样来选中多个文档区域，这样可以大
大提高工作效率。具体方法与选择多个文件一样，就是按住“Ctrl”然后使用鼠标进行选择即可。
24.禁用智能标记
虽然智能标记大大方便了用户的操作，不过可能也有些朋友不喜欢它们，因为不时的弹出菜单太
烦人了。那就将它们取消了事，方法很简单，打开工具，选项，视图，取消“使用智能标记标识文字”和“显示智能标记操作按钮”两个复选框就行了，如果你仍想使用某个智能标记，那就在“识别器”清单中个别设置就行了.
25.WORD字体随身携带
在日常办公中，常常要在另一台电脑上打印本机Word文档，如果采用的是Windows系统默认的字
体，在另一台电脑上打印当然不会有什么问题，可是如果本机采用的是另外安装的字体，而另一台电
脑上又未安装该字体，那么打印时就会变成宋体了。要想即不在另一台电脑上安装该字体，又要正确
打印出该文档，我们可以这样做：执行 “工具→选项”命令，打开“选项”对话框，点击“保存”
标签，选中“嵌入TrueType字体”，这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起
，当在另一台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印文档。
注意：①如果想实现此目的，必须对该文档使用一种新的样式；②你想嵌入的字体只能是True
Type字体；③这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时选中“只嵌入所用字符”选项；
④在另一台电脑上打开该文档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的字体丢失。
26.为WORD文本加注解
如果你想为WORD的某个文本（如一个新名词、一个英文缩写等）加以注释，而又不想让注释出现
的文档中，下面三种方法中的任意一种可以帮你实现：
①先选中需要注释的文本，用“插入→批注”命令，打开“批注”窗口，在其中输入注释文字后
关闭该窗口，则该文本被加上黄色底纹（不会打印出来），当鼠标移至该文本时，注释文字则显示在
该文本的上方；
②将光标移至需要加注释的文本后面，用“插入→脚注或尾注”命令，打开“脚注或尾注”对话
框，适当设置后确定，则光标移至该页文本的左下方，输入注释文本，则在上述文本后面出现一个数
字序号，光标移至该序号处，注释文本即显示出来（不过该注释文本会显示在文档下方，并能打印出
来）；
③如果注释文本比较长，我们可以先将注释文本（图片也可以）存放在一个独立的文件中（非
WORD格式也行），然后建立一个链接：选中要加注释的文本，用“插入→超级链接”命令，打开“插
入超级链接”对话框，在“要显示的文字”右边的方框中输入需要加注释的文本，在“请键入文件名
称或Web页名称”下面的方框中输入前面建立的注释文本文件的详细路径及名称（也可以用“浏览”
按钮查找到），按“确定”按钮，则需要加注释的文本变成蓝色带下画线形式（并不影响文档的打印
），点击该文本（在WORD XP中需要按住Ctrl键），则可直接打开注释文本所在的文件。
27.快速输入特定的短语
我们在用WORD2000/XP进行文档编辑时，像专业术语、单位名称等这些特定的短语，在一篇文章
中可能要反复输入，如果每次都是一个字（词）一个字（词）地去输入，不仅麻烦、速度慢，而且容
易出错，同时也很难每次输入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的“剪贴板”功能，实现了特定短
语的一次性输入，达到快速、准确、一致之目的。
①启动WORD2000，打开“剪贴板”工具栏。
②选将特定的短语（如“《中华人民共和国建筑法》”、“《建设工程质量管理条例》”、“建设工
程质量监督工作”等）输入到文档中，然后一个一个的选中，用“复制”命令将他们逐条加到“剪贴
板”中。
③在需要某一短语的位置，单击“剪贴板”工具栏上相应短语的图标就可以一次性输入该短语。
④如果短语太多，记不清某条短语在“剪贴板”上的具体位置也没关系，当你将鼠标指向某条短语时
，在左下方即可显示出该短语，点击你需要的短语即可（在WORD XP中，“剪贴板”上直接会显示出
短语的内容）。
28.特殊符号的输入
在WORD2000/XP中可以有多种方法输入一些特殊符号，我们以“※”为例，看看如何输入特殊符
号：
①软键盘法。右击中文输入法的“软键盘”（一般输入法均带有“软键盘”），选“特殊符号”
选项，直接点击符号“※”所在的字母键即可；
②自动更正法。用“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，在“替换”框中输入“
mh”，在“替换为”框中输入“※”，先后按“添加”和“确定”按钮。以后你在文档中输入“mh”
及后面的文字时，系统会自动将其更正为“※”，如果你确实需要输入字母“mh”（不会这么巧吧！
），你可以先输入“mha”及后面的文字，再将“a”删除即可；
③自造词法。右击中文输入法（以“五笔字型”为例）状态条，选“手工造词”选项，打开“手
工造词”对话框，在“词语”框中输入“※”，在“外码”框中输入“mh”，先后按“添加”和“关
闭”按钮，以可你在该输入法中输入“mh”时即可输入“※”；
④用“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“广义标点”子集中会找到“※”，双击它
即可输入。
29.使用通配符进行模糊替换
如果想把整篇文档中引号（“”）内的文本全部设置成黑体，可以采用通配符替换的方法实现：
①用“编辑→替换”命令，打开“查找与替换”对话框，并点击下面的“高级”按钮，再选中“
使用通配符”选项；
②在“查找内容”框中填入：“*”后（*号代表任意字符，？号代表1个字符），点击“替换为
”框，再按下端的“格式”按钮，并选“字体”选项，在弹出的“查找字体”对话框将字体设置为黑
体后确定；
③按“全部替换”按钮，即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了。
30.使用Word字体隐藏功能制作模板
在Word的使用中，有时候我们需要制作打印用的专用模板，比如在下面的表格中我们可以看到粗
体的部分是不需要打印的，只要打印那些正常文字到已经为它们准备好的“联系表”空白样表内，因
为这些黑色文字是要经常变化的，所以不能把它们都作为模板内容，只能空下来不填，但是每次输入
要打印内容的时候，会因为不知道哪个空白单元格，应该填写哪个相应内容，这样我们会觉得无所侍
从，经常要拿来样稿再一个一个的按照要求填写十分麻烦，如何使这些文字只显示，而不让它们打印
出来呢？为了制作这个模板我们可以使用隐藏文字的方法：
高级管理人员联络表
编号
00102549
网址：
http://www.tsinghua.edu.cn EMAIL:
[email protected] 网名：
水木清华
隐藏文字的方法：选中要隐藏的文字，如“高级管理人员联络表”，然后，单击“格式→字
体→效果”，将隐藏”复选框打上钩，然后单击“确定”按钮。其它的粗体文字只要选中后按照上述
方法执行即可，或者使用格式刷来刷一下就可以了！
隐藏文字后，怎样设置能看得见它们呢？方法如下：单击“工具→选项→视图→非打印字符”，选中
“隐藏文字”复选框，这样我们就可以看到哪些被隐藏的字符了！
31.在没有安装Word的计算机上查看文档
有时用户需要将制作的文档拿到其它没有安装Word的计算机上使用，如果时间来不及的话，可以
不安装Office，采用以下方法。
在完成文档编辑后执行“文件”菜单下的“另存为Web页”命令，输出的网页文件自然可以拿到
其它计算机上演示了，而且对作品的效果影响不大，只是一些版式变化。另外，也可以用写字板来打
开Word文件。
32.换页时不再频繁敲回车键
在编辑文档时，经常会遇到换页的情况，大多数的用户都会敲很多次回车键以生成新的页面，这
实际上是一个非常不好的习惯，因为当用户对前面的内容再作修改时，会直接影响到版面，所以用户
应当使用下面的方法：
当编辑到需要换页的位置时，按住“Ctrl”键后再按下回车键，插入一个分页符，这样就完成了
换页的工作。
33.Word“分节”的妙用
在Word中，“节”是文档的一部分，可以在其中单独设置某些页面格式设置选项。如果需要修改
属性，例如行编号、列数、页眉和页脚时，可创建一个新的节，并对这个新的节应用新的页面设置选
项。除非插入分节符，否则microsoft Word会将整个文档视为一个节。分节符是为表示节结束而插入
的标记。分节符中保存有节的格式设置元素，如页边距、页的方向、页眉和页脚以及页码的顺序。分
节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线。
插入分节符的方法如下：
1.单击文档中需要插入分节符的位置，单击“插入”菜单栏中的“分隔符”命令，出现一个名为
“分隔符”的对话框。
2.在“分节符类型”下，单击描述了所需新分节符开始位置的选项。分节符类型共有4种：“下
一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”。 下面的示例显示了可插入的分节符类型。
34.为部分文档创建不同的页眉或页脚
创建页眉或页脚时，Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚。要为部分文档创建不同于其
他部分的页眉或页脚，需要对文档进行分节，然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接。
⑴ 如果尚未对文档进行分节，需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符；
⑵ 单击要为其创建不同页眉或页脚的节；
⑶ 单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”命令。出现“页眉和页脚”工具窗口；
⑷ 单击“页眉和页脚”工具栏上的“同前”按钮；
⑸ 修改已有的页眉或页脚，或为该节创建新的页眉或页脚。Word会自动对后续各节中的页眉或页脚
进行同样的修改。
⑹ 要为下一节创建不同的页眉或页脚，重复步骤1到步骤5。
35. Word文档转换为HTML文档后的变化
当我们将Word文档存为Web页面时，Word会关闭文档，然后用超文本标记语言（HTML）格式保存
，但是因为HTML不支持某些Word功能，转换时Word会更改或取消内容，因此应先用Word格式保存文档
。特别是当文档还要当作Word文档使用时。下面将Word文档转换成HTML时发生的变化列出如下：
字号：字号会映射成最接近的有效HTML字号，范围从1号到7号，这些字号并不是磅值，但浏览器
用它们作为字号的指令。Word字号是从9号到36号；
批注：用"插入"菜单中的"批注"命令插入的批注会被删除。不过，在将文档保存为HTML格式后，
可以输入批注并显示"批注"样式。浏览器在显示WEB页时，不会显示批注；
动态文字：动态文字效果会丢失，但文字保留下来。在Web页创作中，会在页中给动态文字插入
滚动文字；
图形：图片和剪贴画等图形会转换成GIF格式，除非，图形已经是JPEG格式。文字框和形状等图
形对象无法转换，线条会转换为横线；
制表符：制表符会转换成HTML制表字符。制表符在某些Word浏览器中会显示为空格，所以可以改
用表格或缩进。
域：域结果会转换成文字，系统会删除域代码。例如，用户插入的是DATA域，日期文字会转换过
来，但日期将无法更新。
目录和索引：信息转换过来，但目录和索引、图表目录在转换后无法转换自动更新，因为它们以
域代码为基础。目录会在页码处显?quot;*"，这些"*"是超级链接，用户单击该链接即可在即可在Web
页中漫游。用户可以将星号替换为希望超级链接显示的文字。
首字下沉：首字下沉会被删除，在Web创建环境中也可增大一个字号。
图形对象：图形对象无法保留，用户可以插入" Word图片"对象，在Web页创作中使用绘图工具。本回答被提问者采纳