1、合理安排自己的时间,首先要知道自己的这一天有哪些事情要做。
列出任务还不够,还要区分出无意义的多数和有意义的少数事情,并排除、摆脱无意义的多数。现实生活中经常会出现很多琐碎、无意义的事情,自己的安排、规划往往会被这些事情耽搁、打乱。
2、其次要明确自己的时间效率。
也就是感受时间的长度和你自己在时间段内能做多少事(单位时间效率)。例如:设定十分钟,看在这段时间内能完成多少事;先“预估”完成某项任务(读书、作业、工作等)的所需时间,然后再和“实际”所需时间做比较分析。如此经常练习,就能帮助我们了解不同任务所需的时间长短,进而预留足够的时间,完成各项任务。
3、经过前两个步骤,明确时间段任务。
也就是计划安排每个“主要时间段”要做什么。比如我近一段时间每日的时间安排:早上6点30分起床、洗漱、吃早餐;7:00-8:10点训练“精英特速读记忆训练软件”提高阅读效率;8:20-8:50上班途中,听音频课......如果针对突发状况,可以根据前面一步获得的能力,在脑海内估测时间,简单地做一个时间/计划安排。
注:刚开始的话建议在前一天晚上制定,然后写下来,明天起床就正式开始执行。当你经过一段时间的严格执行后,你的大脑已经开始自动运行这个计划的时候,你就可以直接在大脑里做规划、做调整,而不需要手写了。
作为职场人员来说,如何通过计划与总结来合理安排自己的工作,从而提升自己的工作效率,更好地达成工作目标的有效方法。
一是结合实际,确定人生中长期目标。每个人的实际情况不同,所以个人的人生规划也会不同。但没有目标的人生,是最容易虚度光阴的,也是注定无法实现最佳发展的。因此对于职场人员来说,应首先认真分析自己的实际情况,从家庭背景、个人学历、综合素质、所处地域、从事行业、社会关系等角度,从而确定自己人生的中长期目标,作为自己中长期内的奋斗目标。
二是化长为短,适当分解目标。因为中长期目标的时间长,检核的周期长,在短时间内难以把握是否已经做到位。所以,职场人员应依据自己的中长期目标,根据当前的实际情况进行分解,如分解到年、季、月、周、日,并据此制定工作计划,这样,可以保证自己的短期计划是符合中长期目标的,只在短期计划能够不断实现,那么就自然可以实现中长期目标。
三是日事日毕,按时完成各项工作。对于职场的许多人来说,制定计划许多时候并不是最难的,最难的一般都是计划出来后,但实际工作中经常会遇到各种情况,随时可能打断你的正常计划,甚至直接延误你计划工作的开展。因此,职场人员在制定计划时应预留足够的机动时间,以避免临时工作对计划的冲击;同时,要严格对计划落实的监督与跟进,虽然工作计划是自己制定、自己检核,但这是一个人职业素养的体现,也是直接影响个人目标能否实现的变量因素,只有自己严格要求,按计划做到日事日毕,才能保证中长期计划的按期实现。
四是讲求方法,避免拖延症。现在有一种比较流行的方式,叫做“日经营”,简单来说,就是把中长期的目标逐级分解到每个工作日,然后每天对计划完成情况进行总结,分析完成得好的地方、做的不到位的地方,并且制定针对性的改进措施,以保证第二天可以继续发扬好的做法,克服不好的做法。
我一直使用日事清来做工作规划和安排,这是一款致力于提高工作生活效率的工具,具有计划、日程、笔记三大功能:通过计划来规划工作中的一切事务,创建任务、分配成员、安排日期,每条任务会自动分解到个人日程中,我们只需要按照日程中的任务行动,不再被无序的工作烦扰。每日、每周、每月的工作成果可以一键生成报告方便我们跟踪回顾。