1.打电话时要语言简短，而且声音要柔和
因为我们不知道别人有多忙，甚至认为施压给对方为理所当然，这当然是不对的。千万不要浪费别人的宝贵时间。打电话时，要保持柔和、轻松的态度和确实的事实，并尽可能用最短的时间表达你想要达到的目的，然后尽快结束。如果你打电话遵循这个原则的话，别人会很高兴在办公室里接听你的电话。
2.打电话时，要注意周围有没有嘈杂声
打电话时电话的声响、附近人的谈话，或是你吃三明治的声音。吃喝的杂声一旦进入话筒后便会扩大，这会令电话另一端的人感觉烦躁。
3.如果你已经拨通电话，但是没联络上，应重新再拨
如果你已经拨通电话，但是没联络上对方，你应重新去拨，不管没联络上的原因是谁的不对。假如你拨错了电话，不要对被你打扰的人发出刺耳的声音，“啪”地一声挂掉电话。你应该迅速地表达歉意：
“非常抱歉，我拨错电话了。请你原谅。”再挂掉电话。如果你向别人表达了歉意，别人就不会再心生愤恨了。
4.准时拨电话给时间紧的人，这对他比较方便
如果你想与某人联络，而直接打电话到他的办公室，一定要问对方：“这时候我打电话给你方便吗？”如果时间不合适，你可以和对方重新约个时间再联系。他可能由于工作忙在赶时间，或者是办公室里有客人，或者是正在参与某项重要活动，由于种种原因没办法接听你的电话。也可能你打电话给他时他还在，但是因为秘书不在，或者他有其他的约会，因而不方便接你的电话。所以你一定要问对方：“这时候打电话给你，你方便吗？”这是非常重要的一句。
5.注意听电话的对方在说些什么
当你接听别人电话时，不要一边看报纸，或是阅读放在桌上的报告，否则你会错过重要的谈话内容。对方也许已在电话的另一端听到你的兴致不高，他也不知道自己该怎么办，这样的话，谈话时间就会被拉长，比原定时间更长。保持轻松的语气，并要有适当的间歇，这样就会愉快结束电话，当然也就愈能使你兴奋。其次，不要突然转身与办公室里的其他人说话，因此打断电话。当你设想必是你的电话时，与你交谈的人最在意的问题就是你的注意力，你应该示意秘书或同事去接听。同样，当你约了别人来办公室和你探讨某事，却在这时候电话打个不停，这种举动实在太无礼且没有工作效率。
6.打长途电话给外省市的人请求协助，应确定他是否可以回电话
如果你打电话给外省市的某人，并请求对方的协助，或者想向他推销一个观念，你必须确定他是否应该回你的电话。当然，电话的费用应该由你来支付，而不是他。例如，如果你从纽约打电话到旧金山找人，正好这个人不在办公室，最好不要要求对方回你的电话，否则你必须负担那笔昂贵的电话费用。你应该问明他什么时间会有空，然后再打给他。如果留言请他一定要回你的电话，要声明由你自己付费（当对方请你回电话时，这样的电话费很贵）。打长途电话请求某事，这笔电话费一个小型企业的老板可付不起。
7.对无趣的来电者要有礼貌
电话的发展已经很普遍，你一定会时常接到推销东西的电话，要避开这些电话是很不可能的。来电者也许会令你不舒服，因而遭到无端的斥责。但他们常常是年轻人，才刚开始创业，斥责他们实在让人觉得太残忍，因此当接到推销东西的来电时，正确的处理方式一般是，告诉他：“你听好了，任何中介服务或股票咨询我都不需要。我的这个部门现在管理得不错，不过我还是很感谢你的来电。你的声音很好听，我们也谈得很融洽，看得出来你是一个细心的人，我虽然帮不上你的忙，但仍祝你好运。希望你的业绩更上一层！”然后将电话挂掉。因为有如此一番的赞美，相信对方将会满心欢喜，而不会生闷气！
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