账簿查询主要目的是为了及时了解各会计科目的发生额、余额情况，便于及时掌握会计信息。为方便账簿查询，可以预先设置查询条件，根据用户要求查询相关会计科目资料。
一、总账的查询与打印
（一）总账的查询
总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。查询总账时，标题显示为所查科目的一级科目名称+总账，如事业支出总账。联查总账对应的明细账时，明细账显示为事业支出明细账。
【操作步骤】
选择系统主菜单上的【账表】下的【科目账】下的【总账】，屏幕显示总账查询条件窗口，如图3-6-1所示。可将查询条件保存为“我的账簿”，或直接调用“我的账簿”即可。
选择或输入要查询的科目和科目级次，或直接选择查询到末级科目；
选择是只查询已记账凭证，还是包括未记账凭证；
图3-6-1
输入完成后，按〖确认〗按钮进入总账查询窗口，如图3-6-2所示。
图3-6-2
在查询结果界面，可以点取科目下拉框，选择需要查看的科目。
单击工具栏中的〖明细〗按钮，即可联查到当前科目当前月份的明细账。当期初余额或上年结转所在行为当前行时，不能联查明细账。
【栏目说明】
科目范围：可输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目。
科目级次：在确定科目范围后，可以按该范围内的某级科目，如将科目级次输入为1-1，则只查一级科目，如将科目级次输为1-3，则只查一至三级科目。如果需要查所有末级科目，则选择末级科目即可。
若想查询包含未记账凭证的总账，选择包含未记账凭证即可。
（二）总账的打印
选择系统主菜单上的［账表］-［账簿打印］-［科目账簿打印］-［总账］，显示总账打印条件窗口，如图3-6-3所示。
【栏目说明】
科目范围：用于选择打印账簿的科目范围，如选择101-103，表示打印101至103科目范围内各科目的总账；选择103-，表示打印103以后各科目的总账。
级次范围：用于选择打印账簿的科目的级次范围，如选择1-1，表示只打印一级科目的总账。若选择了“末级科目”选项，则只打印所选科目中的末级科目。
账页格式：用于选择所打印账簿的格式，系统提供4种打印格式供用户选择，即：金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式。另外，系统提供了两种选项：
图3-6-3
打印科目设置中账页格式为所选账页格式的科目。即：只打印科目设置中账页格式与所选的账页格式相同的科目的总账。
所选科目按所选账页格式打印。即：所选的科目全部按所选账页格式打印。
若只想打印出有余额或有发生额的总账科目，为此系统提供了两个选项可实现这个目的：“科目无年初余额，本年无发生也打印”及“科目有年初余额但本年无发生也打印”。
选择完成后，即可单击〖打印〗按钮进行打印或单击〖预览〗按钮查看打印效果。
二、余额表的查询与打印
（一）余额表的查询
余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额，在实行计算机记账后，建议用户用余额表代替总账。
应用范围：
可输出总账科目、明细科目的某一时期内的本期发生额，累计发生额和余额；
可输出某科目范围的某一时期内的本期发生额，累计发生额和余额；
可按某个余额范围内输出科目的余额情况；
本功能提供了很强的统计功能，用户可灵活运用，该功能不仅可以查询统计人民币金额账还可查询统计外币和数量发生额和余额。
可查询到包含未记账凭证在内的最新发生额及余额。
【操作步骤】
选择【余额表】菜单，显示余额表查询条件窗口，如图3-6-4所示，根据需要输入查询条件。
可参照输入具体科目查询，也可以选择某一科目类型查询这一类型的所有科目余额表；
可选择查询科目的级次和余额范围。
用户输入完查询条件后，按〖确认〗按钮，则屏幕显示查询统计结果。
用户可以点取屏幕右上方账页格式下拉框，可以金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式显示账页。
【栏目说明】
月份范围：选择起止月份，当只查某个月时，应将起止月都选择为同一月份，如查2006.09月，则月份范围应选择为2006.09-2006.09。
科目范围：可输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目。
图3-6-4
科目级次：在确定科目范围后，可以按该范围内的某级科目，如将科目级次输入为1-1，则只查一级科目，如将科目级次输为1-3，则只查一至三级科目。如果需要查所有末级科目，则用鼠标选择“末级科目”即可。
余额范围：用于指定要查找的余额范围，例如输入余额下限输入0.01，上限不输，则表示查余额大于零的所有科目，若输入200-400：表示余额≥200且余额≤400的所有科目。
科目类型：为空时，系统默认全部类型。也可用鼠标点取科目类型选择下拉框，选择要查询的科目类型。
外币名称：为空时系统默认所有外币。指定外币名称时，将只查为核算该外币的科目。
包含未记账凭证：若想查询包含未记账凭证的余额表，用鼠标选择“包含未记账凭证”即可。按“确定”按钮，进入余额查询窗口，如图3-6-5所示。
图3-6-5
【功能按钮】
〖查询〗：可输入新的查询条件查询发生额及余额表。
〖定位〗：可使用定位快速查询某一科目的余额表。
〖过滤〗：在余额表中点击〖过滤〗按钮，输入要过滤的科目编码，点击〖确认〗即可。
〖转换〗：如果在会计科目中设置了科目的英文名称，在这里可以通过转换按钮，进行中英文科目名称转换。
〖还原〗：当您调整列宽而隐藏某些列后，可使用还原按钮，将界面中的余额表还原为初始状态。
〖累计〗：在余额表中点击〖累计〗按钮，系统将显示或取消显示借贷方累计发生额。
〖专项〗：单击〖专项〗按钮，可联查光标所在行相应科目的科目明细账。
（二）余额表的打印
选择系统主菜单上的【账表】，再选择二级菜单【账簿打印】，最后选择三级菜单【余额表】，屏幕显示余额表打印条件窗口，如图3-6-6所示。
图3-6-6
【栏目说明】
月份：用于选择打印的月份范围。
科目：用于选择打印账簿的科目范围，如：选择101-103，表示打印101至103科目范围内科目的余额表；选择103-，表示打印103以后各科目的余额表。
级次：用于选择打印账簿的科目级次范围，如：选择1-1，表示只打印一级科目的余额表。
账页格式：用于选择所打印账页的格式，系统提供4种打印格式供用户选择，即：金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式。
选择完成后，即可单击“打印”按钮进行打印或单击“预览”按钮查看打印效果。
三、明细账的查询与打印
（一）明细账的查询
明细账的查询用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。明细账的查询格式有3种：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，使用户对各级科目的数据关系一目了然。
【操作步骤】
第一步：用鼠标单击系统主菜单中的【账表】下的【科目账】下的【明细账】，弹出窗口，如图3-6-7所示
图3-6-7
第二步：输入要查询的条件后，用鼠标点“确认”按钮，屏幕显示明细账查询窗口。
第三步：在查询明细账科目时，可以用鼠标点取科目下拉框选择需要查看的科目。
第四步：当屏幕显示明细账后，用户通过鼠标点取账页格式下拉选择框，选择用户需要查询的格式。
第五步：用鼠标双击某行或按“凭证”按钮，可查看相应的凭证。按“总账”按钮可查看些科目的总账。
（二）明细账的打印
选择【账表】-【账簿打印】-【科目账簿打印】-【明细账】，屏幕显示明细账打印条件窗口，如图3-6-8所示。
图3-6-8
【栏目说明】
账簿与账本：每一个科目可打印一份明细账，每一个总账科目可打印一本包括其所有下级科目的明细账。若选按“账簿”打印，则打印所选科目范围里每个科目的明细账，每换一个科目页都从1开始重新排页。若选按“账本”打印明细账，只能选择一个总账科目进行打印，打印时依次打印该科目及其所有下级科目的明细账，第一个科目从“起始页号”开始排页，每换一个科目，继续前面的页号排页，一直排到最后一个科目。系统默认“起始页号”为第1页。
例如：
假设科目504下有2个下级科目：50401、50402，其中504的明细账有3页，50401有1页，50402有2页，那么：
若按账簿打印，科目范围选504-50402，则页号排列顺序为：
504 1-3页；
50401 1-1页；
50402 1-2页。
若按账本打印，账本科目为504，科目范围选50401-50402，起始页号为4，则页号排列顺序为：
50401 4-4页；
50402 5-6页。
月份：用于选择打印的月份范围。
科目：用于选择打印账簿的科目范围，如：选择101-103，表示打印101至103科目范围内科目的明细账；选择103-，表示打印103以后各科目的明细账。
级次：用于选择打印账簿的科目的级次范围，如选择1-1，表示只打印一级科目的余额表。若选“只打印末级科目”，则只打印所选科目范围内的末级科目。
账页格式用于选择所打印账簿的格式，系统提供4种打印格式供用户选择，即：金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式。另外，系统提供了两种选项：
◆ 打印科目设置中账页格式为所选账页格式的科目。即：只打印科目设置中账页格式与所选的账页格式相同的科目。
◆ 所选科目按所选账页格式打印。即：所选的科目全部按所选账页格式打印。
若只想打印出有余额或有发生额的科目，为此系统提供了两个选项可实现这个目的：“科目无年初余额，本年无发生也打印”及“科目有年初余额但本年无发生也打印”。
若不选“最后一页未满页也打印”，则当所打印的明细账最后一页不能打满一页时，则不打印该页。若该科目明细账只有一页，且不满页，则不打印该科目明细账。
四、综合多栏账
对于国土资源地质调查项目经费使用管理而言，综合多栏账更能详细地反映支出情况，在此，对综合多栏账加以讲解。多栏账不再详细说明，多栏账的设置及使用的具体操作可以参照购买会计电算化软件所附的使用说明。
综合多栏账是在多栏账的基础上新增的一个账簿查询方式，它除了可以以科目为分析栏目查询明细账，也可以以辅助项及自定义项为分析栏目查询明细账，并可完成多组借贷栏目在同一账表中的查询，如项目收支余情况多栏账，如图3-6-9。
（一）设置综合多栏账
【操作步骤】
第一步：选择【综合多栏账】菜单，显示已定义的综合多栏账列表，第一次使用显示为空白窗口，需要用户自己定义。单击〖增加〗按钮，屏幕将显示综合多栏账定义窗，如图3-6-10所示。
【栏目说明】
多栏账名称：录入用户要定义的综合多栏账的名称，例如“项目收支情况多栏账”。
图3-6-9
图3-6-10
辅助核算：综合多栏账与普通多栏账最大的不同是它的每一个栏目不仅明细到科目，而且明细到了辅助项。因此用户需先确定各栏目的辅助项是属于哪一类辅助核算的。如果选择了项目核算，还应选择相应的项目大类。
栏目组：可以定义多个栏目组，按“栏目组”框下方的“增加”按钮可增加新的栏目组。
计算栏：在综合多栏账的所有分析栏目之后，用户还可以根据需要自行定义计算栏，计算栏中的数据是在每一次生成综合多栏账时，对排在它前面的各栏目的数据按照运算公式计算出来的。
第二步：定义栏目组。
在定义综合多栏账窗口中，用鼠标单击栏目组下方的“增加”或“修改”按钮，屏幕显示项目组定义窗口，如图3-6-11所示。在“栏目组”项目中输入当前栏目名称；在“核算科目”项目中点击下拉菜单，输入当前栏目组主要核算的科目，它必须是该栏目组每个栏目中分析科目的上级或同级科目；在“栏目定义”框的下方点击“增加”按钮，可录入栏目组的每一个分析栏目，确定分析栏目所分析的科目；点击“确定”按钮即可。其他选项不作一一说明。
图3-6-11
第三步：定义计算栏。
计算栏是由用户定义公式，可完成对前面已定义的各栏目数据的运算。完成的运算包括加、减、乘、除，如图3-6-12所示。
图3-6-12
在“计算栏名称”项目中输入当前定义的计算栏名称；在“公式”项目中可以对4个栏目的数据进行加、减、乘、除的运算。如果用户只对两个栏目进行计算，则只需将第二个栏目的运算符选为空即可。
（二）修改和删除综合多栏账
若要修改已定义的综合多栏账，可单击〖修改〗按钮，屏幕显示综合多栏账定义窗，直接修改各项即可，具体操作同如何定义综合多栏账。
若要删除已定义的综合多栏账，按〖删除〗按钮即可。
（三）查询综合多栏账
【操作步骤】
第一步：在综合多栏账初始界面，用鼠标单击〖查询〗按钮或双击要查询的综合多栏账，屏幕显示综合多栏账查询条件窗。
第二步：选择所要查询的多栏账及查询月份，在“辅助查询条件”项目中输入要查询的项目，按〖确认〗按钮，屏幕显示多栏账查询结果，如图3-6-9所示。如果不输入辅助查询条件，屏幕则显示整个项目大类的多栏账查询结果。
（四）综合多栏账与普通多栏账的区别
综合多栏账与普通多栏账有以下几点不同：
（1）综合多栏账可以有多组栏目，每组栏目都可按借、贷、余顺序列示。而普通多栏账只能定义一组栏目。
（2）综合多栏账的每一个栏目不仅可按科目进行分析，而且更可明细到辅助项乃至自定义项进行分析。而普通多栏账只能按科目进行分析。
（3）综合多栏账在分析栏目的基础上增加了计算栏，加强了对数据的分析功能，而普通多栏账只能显示已有的数据。
（4）综合多栏账可将自定义项单独列示出来，而普通多栏账每行的自定义项只能与摘要合并成一列显示。
总的来说，综合多栏账比普通多栏账更灵活、功能更强大，也更复杂，定义工作的难度也较大。
五、部门辅助账
这里所介绍的部门辅助账是指将国土资源地质调查项目的工作手段按部门进行辅助核算所形成的账簿，与基本支出的部门核算不相同，基本支出的部门核算在此不再详细说明，具体操作方法参照购买会计电算化软件所附的使用说明。
（一）部门总账
本功能用于查询国土资源地质调查项目各工作手段的各费用科目（即在【会计科目】中辅助核算设为部门核算的科目）的发生额及余额汇总情况，如图3-6-13。
图3-6-13
【操作步骤】
单击系统主菜单中【账表】下的【部门辅助账】，再选【部门总账】下的【部门总账】，进入后，屏幕显示部门总账查询条件窗。也可将查询条件保存为“我的账簿”，或直接调用“我的账簿”即可。
在窗口中选择或输入要查询的工作手段、起止月份等查询条件。如果需要查看包含未记账凭证的部门总账，单击“包含未记账凭证”选项即可。条件输入后，单击〖确认〗按钮。屏幕显示部门总账的查询结果，如图3-6-13所示。
在查询过程中，可以点取部门参照按钮或直接输入部门编码，选择需要查看的工作手段。
单击工具栏中的〖明细〗按钮，即可联查到当前部门当前月份各科目的明细账。
单击工具栏中的〖定位〗按钮，可按所输条件定位查询辅助账。
（二）部门明细账
本功能用于查询国土资源地质调查项目各工作手段的各费用科目（即在［会计科目］中辅助核算设为部门核算的科目）的发生额及余额汇总情况的明细账，如图3-6-14。
图3-6-14
【操作步骤】
单击系统主菜单中【账表】下的【部门辅助账】，再选【部门明细账】下的【部门明细账】，进入后，屏幕显示部门明细账查询条件窗。也可将查询条件保存为“我的账簿”，或直接调用“我的账簿”即可。
在窗口中选择或输入要查询的工作手段、起止月份等查询条件。如果需要查看包含未记账凭证的部门明细账，单击“包含未记账凭证”选项框即可。条件输入后，单击〖确认〗按钮。屏幕显示部门明细账的查询结果。
在查询过程中，可以点取部门参照按钮或直接输入部门编码，选择需要查看的工作手段。
单击工具栏中的〖总账〗按钮，可联查到当前科目各部门的总账。单击工具栏中的〖凭证〗按钮，可联查到相应的凭证。
单击工具栏中的〖定位〗按钮，可按所输条件定位查询辅助账。
单击工具栏中的〖摘要〗按钮，可自定义摘要的显示组成。
（三）部门多栏明细账
本功能用于查询某工作手段的各个费用科目的多栏明细账。
单击系统主菜单中【账表】下的【部门辅助账】，再选【部门明细账】下的【多栏明细账】，进入后，屏幕显示部门多栏明细账查询条件窗。也可将查询条件保存为“我的账簿”，或直接调用“我的账簿”即可。
在窗口中选择或输入要查询的工作手段、月份范围及上级科目。如果需要查看包含未记账凭证的部门多栏明细账，单击“包含未记账凭证”选项框即可。条件输入后，单击〖确认〗按钮。
在查询过程中，可以点取部门参照按钮或直接输入部门编码（或部门名称），选择需要查看的工作手段部门。
单击工具栏中的〖凭证〗按钮，可联查到相应的凭证。
单击工具栏中的〖摘要〗按钮，可自定义摘要的显示组成。
部门辅助账中的“部门科目总账”、“部门三栏总账”、“部门科目明细账”、“部门三栏式明细账”不再具体说明。
部门辅助账的缺点是查询的部门辅助账是某个工作手段或某个费用科目的全部工作手段的账簿，而不能只查询某个项目的某个工作手段。
六、项目辅助账
在单位的经济业务中，有许多项目是作为核算对象来进行核算的，这些项目的核算量大且统计要求频繁，如果用传统的科目核算，有以下弊端：科目体系庞大，错账率高；统计核算不便。在手工记账的情况下，项目的核算一般是按项目设账本，按工作手段开设账页，并在账页中按成本费用设置专栏进行明细核算。按照这种方法则会造成会计科目庞大且难以方便地统计各种数据，为了更好地核算每个项目，我们将需要进行项目核算的会计科目在设置时，将辅助核算中的项目核算功能进行标识。而且在项目辅助核算的同时还提供了部门核算，这样就能方便地解决项目和工作手段同时对成本费用进行核算的要求。
（一）项目总账
本功能用于查询某工作手段、项目下的各费用科目（即在［会计科目］中辅助核算设为项目核算的科目）的发生额及余额汇总情况，如图3-6-15。
【操作步骤】
第一步：单击系统主菜单中【账表】下的【项目辅助账】，再选【项目总账】下的【项目总账】，进入后，屏幕显示项目总账查询条件窗。
第二步：先选择项目大类，然后在项目名称和部门名称处选择输入需要查询的项目和工作手段，并输入查询的起止月份。
如果需要查看包含未记账凭证的项目总账，用鼠标单击“包含未记账凭证”选项框即可。
图3-6-15
第三步：按〖科目范围〗按钮，可选择要统计的科目。查询条件输入完毕后，用鼠标单击〖确认〗按钮，屏幕显示项目总账的查询结果。若不输入项目，则列出所有项目的发生额和余额。
说明：在查询过程中，可以用鼠标点取部门参照按钮或直接输入部门编码（或部门名称），选择需要查看的工作手段。
将光标移到要查询其他栏目信息的明细上，点击鼠标右键，弹出快捷菜单，然后用鼠标单击“列示字段”或用鼠标单击〖列示〗按钮，可查看列示字段。
若在查询条件中给定要查询的项目，或者在项目总账查询窗口用鼠标单击菜单中的〖详细〗按钮，则显示此项目（及部门）下各科目的发生额及余额。
在查询过程中，可以用鼠标点取项目及部门参照按钮或直接输入项目及部门编码（或项目部门名称），选择需要查看的项目、工作手段。
单击工具栏中的〖明细〗按钮，即可联查到当前项目当前月份各科目的明细账。
单击工具栏中的〖定位〗按钮，可按所输条件定位查询辅助账。
（二）项目部门总账
本功能用于查询某工作手段下各项目的发生额及余额情况。只能查询在［会计科目］中辅助核算设置为部门项目的科目。它提供了两种统计查询方式，即：按部门统计查询和按项目统计查询，如图3-6-16所示。
图3-6-16
【操作步骤】
第一步：单击系统主菜单中【账表】下的【项目辅助账】，再选【项目总账】下的【项目部门总账】，进入后，屏幕显示部门项目总账查询条件窗。
第二步：先在科目、部门处选择需要查询的科目、工作手段，并输入查询的起止月份。若工作手段为空表示查询所有工作手段。
如果不需查询所有项目的发生额及余额情况，系统提供五个条件组，用户可以输入五个并列的条件选择项目范围。每个条件组的第一栏用于选择用户在项目定义中定义的项目结构，如项目编码、项目名称等；第二栏用于选择关系运算符，如“=”、“≥”等；第三栏用于录入或选择条件判断内容，如“001”、“矿产资源评价”等。可按所输条件查询的部门项目总账。例如：分析“项目编码”为“001”的项目的发生额及余额情况。用户应在第一栏选择“项目编码”，在第二栏选择“=”，在第三栏输入或下拉选择“001”即可。
如果需要查看包含未记账凭证的部门项目总账，单击“包含未记账凭证”选项框，标上标记即可。
第三步：条件输入后，单击〖确认〗按钮，屏幕显示部门项目账的查询结果，如图3-6-16所示。
说明：在查询过程中，可以点击科目下拉框选择需要查看的科目。
选择屏幕右上方的查询方式下拉框，可分别按部门和项目进行汇总查询。
将光标移到要查询其他栏目信息的明细上，点击鼠标右键，弹出快捷菜单，然后单击“列示字段”或单击〖列示〗按钮，可查看列示字段。
单击工具栏中的〖明细〗按钮，即可联查到当前项目当前月份各科目的明细账。
单击工具栏中的 〖定位〗 按钮，可按所输条件定位查询辅助账。
（三）项目分类总账
本功能用于查询某科目下各项目分类的发生额及余额情况。
单击系统主菜单中【账表】下的【项目辅助账】，再选【项目总账】下的【项目分类总账】，进入后，屏幕显示项目分类总账查询条件窗。
输入项目大类、科目、月份等条件，选择分类级次，确定要查询的项目分类。若只查最末级的项目分类，则只选择末级分类即可。
如果需要查看包含未记账凭证的项目分类总账，单击“包含未记账凭证”选项框，标上标记即可。
条件输入后，单击 〖确认〗 按钮，屏幕显示项目分类账的查询结果，如图3-6-17所示。
图3-6-17
在查询过程中，可以点击科目下拉框选择需要查看的科目。
单击工具栏中的 〖明细〗 按钮，即可联查到当前项目当前月份各科目的明细账。
单击工具栏中的〖定位〗按钮，可按所输条件定位查询辅助账。
（四）项目多栏明细账
本功能用于查询某项目的各个费用、收入科目的多栏式明细账。
若想查询某科目的项目多栏账，则应先将该科目本身及要核算的下级科目都设为项目核算科目，再在项目多栏账查询条件中选择该科目即可。
【操作步骤】
第一步：单击【账表】下的【项目辅助账】，然后再单击【项目明细账】下的【项目多栏式明细账】，屏幕显示项目多栏明细账查询条件窗。
图3-6-18
第二步：在窗口中选择或输入要查询的项目、月份范围及上级科目。如果需要查看包含未记账凭证的项目三栏明细账，单击“包含未记账凭证”选项框即可。
系统提供两种分析方式：金额分析即根据科目性质分析其借方或贷方的发生额。余额分析即分析所有发生额。如“50402项目支出”，按金额分析时只分析其下级科目的借方发生额；按余额分析时，借方发生额按正数显示，贷方发生额按负数显示。
第三步：输入查询条件后按〖确定〗按钮，屏幕显示项目多栏明细账的查询结果，如图3-6-18所示。
说明：在查询过程中，可以点取项目及部门参照按钮或直接输入项目及部门编码（或项目及部门名称），选择需要查看的项目及工作手段。
单击工具栏中的〖凭证〗按钮，可联查到相应的凭证。
单击工具栏中的〖摘要〗按钮，可自定义摘要的显示组成。
◆ 项目辅助账中的“项目科目总账”、“项目三栏式总账”、“项目科目明细账”、“项目明细账”、“项目分类明细账”、“项目分类多栏式明细账”不再一一说明，具体操作参照购买会计电算化软件所附的使用说明。