在格式选择上，一般要求以通用格式形成、收集并归档电子文件，或在归档前将电子文件转换为通用格式。
电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持同级国家档案馆向长期保存格式转换。
“通用”是指电子文件归档格式要能够在绝大多数计算机上正常的显示和浏览，要做到这一点，电子文件格式要符合国家标准或者国际通用标准。
“开放”是指电子文件采取公开的格式标准，任何人都可以按照公开的文件标准对电子文件进行正常的解析和浏览。如果能做到这一点，不管计算机软硬件水平如何发展，电子文件都可以自由的进行转换和迁移，只有这样，才能真正实现电子文件长期保存的目标。
版式电子文件与流式排版文件
业务系统采用的版式计算机文件格式则要满足DA/T47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》明确的11项需求，OFD、PDF、PDF/A便是满足需求的版式计算机文件格式。
采用版式计算机文件格式存储的电子文件，是用页面化的形式固定呈现文本、图形、图像等信息，将排版格式、色彩等都封闭在格式之中，一旦形成，其排版格式即被固化、无法改变，不能再往里面插入文字、图片等信息，色彩的呈现也与计算机设备无关。
与版式文件相对应的是流式排版文件，又可称为流式文件，RTF、WPS、DOC等计算机文件格式存储的文本文件即是流式文件。当完成了流式文件内的文字、数字、表格和图像等的版面排版、字体设定等工作后，还可以不断地在任何位置插入新的内容。
跟在新增内容之后的原有文字等信息会自动往下流动，并自动适应已经设定边界，且不影响原来已经设定的字体、字体大小、颜色等排版元素。
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第1个回答 2023-03-16
《党政机关电子文件归档规范》中的文本文件格式统一为OFD格式。 国家标准化管理委员会以2020年第26号公告批准了《党政机关电子文件归档规范》(以下简称《规范》)，并于2021年6月1日正式实施。《规范》按照保存原貌、保持有机联系、确保长期可用的原则，对党政机关电子文件归档中的归档流程、元数据要求、数据组织、文件格式等重要问题提出了明确要求。，并规定了电子文件的收集、整理、移交和接收，以及电子文件归档系统的功能要求和归档接口要求，为党政机关规范电子文件归档提供了依据，也为其他机关、企事业单位提供了电子文件。该标准的实施是我国党政机关电子公文规范管理进程中的一件大事，将对有效打通党政机关电子公文形成、办理、归档、保存全过程的“最后一公里”，实现电子公文仅以电子形式归档保存发挥重要作用。
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