PDM是一项相对较新的技术。尽管类似的概念已经存在很长一段时间了，但真正可用的商业化PDM系统的出现还是80年代初期的事。随着技术的飞速进步，用来定义PDM基本功能的术语也不断发展。
从表面上看，PDM系统是多种多样的。但是PDM系统都有一些基本的功能用来支持特定的产品开发需要。这些基本功能可以支持各种应用。PDM系统应该具有的一些功能：
数据存储、用户功能和应用功能组成了PDM
PDM系统是由以下元素组成的：
一个电子仓库或数据仓库
一组用户功能
一组应用功能。
PDM系统可以捕获已存在的及新建立的信息
PDM系统的文件存取功能可以控制其它电脑程序所产生的数据。这是通过以下手段完成的：
在这些应用程序（如CAD、字处理、电子表格、桌面出版等）中内置PDM命令
将这些应用程序内置到PDM系统中。
PDM系统可以存储和管理文档的硬拷贝
以往遗留下来的文档，如纸张或微缩卡片上的图纸，或其它的硬拷贝可以通过扫描以图像的形式存储到电子仓库中。有些用户可能还希望用光学字符识别软件（OCR）将这些图像转变为计算机能够识别的文字。用软件将一些通过扫描得到的图纸的光栅图像转变为矢量图形在技术上是可行的，而有些用户更倾向于用数字化仪器来进行图纸的矢量化。PDM仓库保存了产品信息和控制信息
PDM系统中的电子仓库用于存储所有类型的产品信息。这一仓库既存储了本来就存储在其中的数据，又通过存取控制的管理对一些外部产生的数据进行了管理。存储的数据有两种：
各种应用软件产生的产品数据，如标准规范、CAD模型、CAE数据、维修记录以及操作手册等
元数据，即有关PDM所控制的信息的数据。元数据存储在PDM数据库中，并支持PDM系统所执行的功能。
用户功能支持数据存储与归档
PDM系统的功能分类两类：用户功能和应用功能。用户功能提供了用户在使用PDM系统的数据存储、归档和管理功能时的使用界面。不同类型的用户使用不同的用户功能的子集。这些功能又分为五类：
数据仓库和文档管理
工作流和流程管理
产品结构管理
分类
程序管理
应用功能提供了PDM的基础构造
应用功能用于支持PDM系统的应用和前面所提到的用户功能。操作功能为操作环境提供了界面，并将其功能对用户进行了屏蔽，从而是系统的操作与用户的环境一致。应用功能包括：
通讯与通知
数据传输
数据转化
图像服务
系统管理
产品数据管理（PDM）系统是一种用于管理和控制产品设计和开发过程中的数据和文档的软件系统。其主要功能和特点包括：
数据管理：
PDM系统可以管理各种与产品设计和开发相关的数据，包括CAD模型、图纸、规格、材料清单、工艺数据等。这些数据通常以结构化的方式存储，以便容易访问和跟踪。
版本控制：
PDM系统允许用户对数据进行版本控制，以确保每个文档或模型的历史记录都是可追溯的。这有助于防止意外更改，保持数据的一致性，并支持审批和变更管理。
协作和访问控制：
PDM系统允许多个团队成员协同工作，同时确保只有授权的人员可以访问或编辑特定的数据。这有助于促进协作并保护敏感信息。
搜索和检索：
PDM系统通常提供强大的搜索和检索功能，使用户能够快速找到所需的文档和数据。这有助于提高工作效率并减少时间浪费。
变更管理：
PDM系统支持变更管理流程，包括变更请求、审批和实施。这有助于确保变更得到适当的评估和跟踪，并减少潜在的错误和问题。
文档工作流程：
PDM系统可以定义和管理文档审批和工作流程。这有助于确保文档按照规定的流程进行审批和发布。
兼容性和集成：
PDM系统通常与常见的CAD软件（如SolidWorks、AutoCAD、CATIA等）和其他工程应用程序集成，以便无缝传输数据。它还可以与其他企业系统（如ERP和MES）集成，以实现全面的生产管理。