如何强化企业备用金的管理

Question

如题所述

Answer 1

备用金作为企业流动资金的重要组成部分，在企业资金中所占比重越来越大，不仅挤占了企业的生产资金，而且增加了企业的资金成本。能不能够对企业备用金进行有效的管理，逐渐成为企业管理者关注的对象。为了提高资金的利用率，有效控制资金的占用，保证资金的安全，加速资金的周转，企业应该通过以下措施，强化备用金的管理。 1、建立备用金使用人员档案制度。在企业的生产经营中，各业务部门根据自己的实际情况，列出确实需要使用备用金人员名单，逐级报批，最后由总经理根据相关制度决定，而且要定期更新。这样做可以限定备用金使用人员的范围，提高企业有效控制资金的能力和资金的使用效率，既可以避免部分人员借出差的名义占用企业的资金，还可以防止部分用心不良人员公款私用。 2、限定备用金使用人员的额度。在现金支付范围内，根据备用金使用人员业务量大小、出差频率制定出合理的限额。根据业务人员使用备用金额度，划分出不同的级别，对大额备用金用户要重点管理。审计处对大额备用金用户的备用金使用情况，要定期进行有效的审计与监督。同时根据业务情况的变化，及时调整限额，避免企业一些不必要的资金占用。对于超出限额的备用金使用，要让使用人员说明理由，由总经理审批，避免给企业造成经济损失。 3、健全和完善费用报账制度。企业备用金使用人员根据业务性质，没有做到及时报账，这样不仅会导致企业备用金占用金额增加，而且会增加备用金管理难度。因此对备用金使用人员要分别管理：①按次报账。对于业务不经常发生的备用金使用人员，要做到每次业务处理完毕后按照规定期限（如5天）报账。②按期报账。对于业务经常发生的备用金使用人员，为了提高工作效率，减少签字次数，可以放宽报账期限（如15天）。对于无故拖延的人员，财务要定期催办。根据权责发生制原则，这样做可以减少对当期会计报表的影响，避免费用跨期结算，便于领导更好地决策。 4、每月对备用金进行账龄分析。备用金挂账的现象很容易形成呆账、坏账，增加企业资金收回的难度。根据备用金管理的有关规定，每月对备用金进行账龄分析，这样可以减少资金的占用，同时减少坏账的发生，降低对会计报表的影响。 5、年底核销制度。所有备用金使用人员年底必须进行核销、冲账。根据备用金管理的有关规定，重新办理借款手续。 6、责任追究制度。对于给企业造成损失的备用金使用人员，要制定相应的处罚措施，根据其造成损失的大小，让其承担相应的责任。对于损失金额大的，甚至要追究其刑事责任。备用金制度有利于各部门积极开展业务，提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用。

Answer 2

　　可采取如下措施：
　　一、研究认证，相关部门及岗位储存备用金的必要性。经营的实际需要，是储存备用金的必要条件。对不需要或亦可储存亦可不储存备用金的部门及岗位，坚决不储存备用金。如工程部、质检部门、安保部门等，均不需要储存备用金。
　　二、合理确定备用金的限额。对确需储存备用金的部门或岗位，应根据业务量的大小及周期的数次，采取适中的原则，合理确定储存备用金的限额。若备用金过少，则会影响实际经营；若备用金过大，则会加大储存备用金的风险。
　　三、实行“专人全过程负责制。”即对储存备用金的部门或岗位，对每一笔备用金要有对应的唯一的责任人，负责备用金的财务部门的流出，日常使用及保管，最后金额回到财务部门。否则，由责任人补偿差额。
　　四、实行“清零制度。”表现在：
　　1、对不再具备储存备用金条件的部门或岗位，应将原储存的备用金金额，返还财务部门；
　　2、因备用金责任人发生更换，应在财务的监督下进行责任人备用金交接，或者原备用金责任人将备用金金额，返还财务部门，新的备用金责任人重新到财务部门办理备用金的领用手续。
　　五、实行备用金“年签认制度”。为防止相关部门或岗位的备用金因时间的积累而发生备用金纠纷，以一年为单位，财务部门和备用金责任人进行备用金对账，若无异议，备用金责任人签字确认。以后，因备用金而发生的纠纷，不再追溯到往年。
　　六、加强备用金的日常管理。
　　1、财务部门为备用金的日常管理部门；
　　2、财务部门应建立备用金的明细台账，随时关注备用金的动态；
　　3、财务部门应定期或不定期对相关部门或岗位的备用金的使用及保管情况进行检查，发现问题及时纠正。