在“工具”菜单中单击“共享工作簿”命令，然后选择“编辑” 选项卡，选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，在“高级”选项卡中可以对“自动更新间隔”、“用户间修订冲突解决方法”以及“个人视图属性”等进行设置，在通常情况下，“高级”选项卡中的各个参数可直接使用系统默认值，然后单击“确定”即可。出现提示时，保存工作簿。在“文件”菜单中单击“另存为”，然后将共享工作簿保存在共享文件夹内。然后将各个工作表分别命名为各部门的名称，如“一分店”、 “二分店”等。
Cico提示 这时标题栏中的文件名后会多出“共享”两字，表示共享工作簿设置成功。
在进行操作时，要求每个分店的工作表只能由该分店的负责人编辑，其他人只有读的权限。单击“工具→保护→允许用户编辑区域”，在打开的窗口中单击“新建”按钮，进入”新区域”对话框（如图）。在“新区域”窗体的“标题”框中输入用户名，单击“引用单元格”输入框右侧的按钮，按“Ctrl+A”组合键，就可以使全表区域引用“=1:65536”进入输入框。在“区域密码”框中输入密码，按“确定”弹出确认窗口，重新输入密码，回到“允许用户编辑区域”对话框，最后单击“确定”按钮。不同的工作表对应不同的用户，重复上述步骤即可为其他工作表设置编辑区域和密码。
如果同一工作表中的不同部分（如某些行或列）也需要指定不同的用户，只须在“允许用户编辑区域”对话框中单击“新建”按钮，按照上述步骤选择相应的区域即可。
单击“工具→保护→保护工作表”菜单命令，打开“保护工作表”对话框，在 “取消工作表保护时使用的密码”框内输入密码，然后单击“确定”即可。
如果不进行这步操作，则任何用户都可以打开“允许用户编辑区域”对话框，从而取消或更改刚才已经设置好的编辑区域。如果工作簿中有多个工作表需要设置编辑区域，我们就要分别设置，以保护各个工作表。另外，这步操作必须在设置工作簿共享之前进行。
各分店在提交数据时，取消对该工作表的保护（依次选择“工具→保护→撤消工作表保护”菜单命令），输入密码后即可在自己拥有权限的工作表内进行编辑，对其他没有授权的区域只能查看内容。
这时，各个部门只要进入该共享文件夹，打开名为共享的Excel文件，进入以本部门命名的工作表就可以输入数据了。各个工作表之间完全透明，一个部门同时可以查看其他部门的最新整改进度。可以检查当前谁正在编辑共享工作簿，并使用自动更新来保持更改监视。对于正在使用的共享工作簿，如果显示”共享工作簿”对话框（“工具”菜单的“共享工作簿”命令），“编辑”选项卡中将列出当前打开该工作簿的所有用户。请使用“高级”选项卡的“更新”区域来获取定期更新（可根据需要选择更新频率）。
追问现在另一个问题又来了，比如我也表引用你的表数据，你数据有变动了然后你关闭了你的工作表，我打开我的表怎么不更新你变动那部分啊，也就是说你的工作表要打开状态我的表才能自动更新，如果我不在而你在你的表输入后保存关闭了，我再打开我的是无法更到最新数据的，必须是你把你的表打开才得，怎么破