我国早在秦、汉时期,就有“金匮石室”的制度。《汉书·高帝纪下》记载:“与功臣刻符作誓,丹书铁券,金匮石室,藏之宗庙。”所谓“金匮”,即是铜制的柜子;所谓“石室”,就是用石头砌筑的房子,其目的均是为了防火,让其保存的珍贵档案,能永久地保存下去。
尔后历代档案库,均因袭秦、汉旧制,而又各有所发展,供保存各朝皇帝的“实录”、“圣训”、“玉碟”之类的皇家档案。历史上历朝历代都建有这类档案库,但多数已毁,象皇史成这样保存完整的,已几乎都没有了,这就越发显示出这组建筑的特殊价值。
皇史宬的建造,最早源于明朝内阁大学士丘浚给皇帝的上疏。早在明朝弘治五年(1492),丘浚就曾奏陈皇帝,提出应收集整理历代的经籍图书,立为案卷保存,以备“今世赖之以知古,后世赖之以知今。”对建设什么样的库房保存这些图籍,他建议:仿照中国古代“石室金匮”之意,在紫禁城文渊阁附近,建造一所不用木植,全用砖石垒砌的重楼,上层用铜柜存放各朝皇帝的实录和国家大事文书,下层用铁柜保藏皇帝的诏册、制诰、敕书及内务府中所藏可用于编修全史的文书。他的这一建议,基本勾画出了皇史宬的雏形。但由于种种原因,他的建议当时并未能付诸实施,直到42年后的嘉靖十三年,嘉靖皇帝因下令重修累朝皇帝的实录,并令大臣筹议建阁收藏皇帝的“御像、宝训、实录”之事时,当朝吏部尚书、华盖殿大学士张孚敬等,才重申前议,并有了“石室金匮”的正式建造。但新的建筑,已在丘浚建议的基础上有了很大改变。
经张孚敬等议定,并经嘉靖皇帝批准,将建造地点选在了南池子一带,这样,既可以和其他宫苑建筑相成一体,又离紫禁城不远,还便于专门保管和查阅。其建筑规制,不是重楼,而是和南京之斋宫相同,内外用砖石团,阁上敬奉历代皇帝像,阁下存放累朝皇帝的实录、圣训。整个建造工程,用了两年时间。
嘉靖十五年八月二十日,重修后的皇帝实录、圣训奉安进库,皇史宬开始正式投入使用。
皇史宬初建时,拟定名字并不叫皇史宬。因其初意首先是为敬奉皇帝像而建,所以初命名“神御阁”。工程完工后,嘉靖皇帝又决定专用该建筑存放皇帝的实录和圣训,而皇帝画像则另修景神殿恭奉,因此,乃将“神御阁”更名为“皇史宬”。据崇祯朝进士孙承泽《春明梦余录》记载,皇史宬的名字,是由嘉靖皇帝决定的,其中“史”字,明时写作“ ”字,“宬”字,是在“成”上加个宝盖,这些字形的确定,也都是嘉靖皇帝“自制而手书”的。“宬”,《日下旧闻考》援引《燕都游览志》注释说:“宬与盛同义,《庄子》:‘以匡宬矢’,《说文》曰:‘宬’,屋所容受也。”在中国历史上,皇帝至高无上,代表国家,而历朝皇帝又都标榜自己所修的实录圣训,“不虚言,不溢美”,是真实的历史记录,所以用以存放实录圣训的地方,应既是保藏中华文化的总汇,又是保存皇家正史的殿堂。这也就是皇史宬之名称、之字形的寓意所在。
清朝取代明朝后,仍将皇史宬作为保藏皇家档案之所,但皇史宬的门额字形,清朝做了很大的改变,“史”字不再用“”字,并且改成了左汉右满两种文字合璧。1911年,清朝政府被推翻后,皇史宬一度仍归溥仪小朝廷的内务府管理,1925年溥仪出宫后,皇史宬由北平故宫博物院接管。这个时期,皇史宬长期处于封存状态。
中华人民共和国成立后,1949年北京市政府把皇史宬列为市重点文物保护单位。
1955年,国家档案局成立,皇史宬移交国家档案局管理。从1956年起,国家陆续拨巨款对皇史宬进行了多次修缮。
1982年,皇史宬又被国家文物局列为全国重点文物保护单位。
如今,皇史宬由中国第一历史档案馆直接管辖,所存明清皇家档案,已移存第一历史档案馆存放,皇史宬已成为对外开放展览、展示中华古老档案建筑和文化的重要景点。