基层档案管理如何上水平

Question

如题所述

Answer 1

烟草在线专稿 烟草的档案是烟草行业改革发展的真实记录，是行业的宝贵财富。档案工作是行业整体工作的基础性工作，搞好新时期的档案工作，对烟草的可持续发展有着十分重要的作用。笔者以一个从事基层档案管理人员的眼光，从提高人员素质和服务意识，档案工作信息化、标准化、规范化的角度，对如何促使烟草档案管理工作上水平作了探讨。 档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、文化、宗教等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。烟草的档案是烟草行业改革发展的真实记录，是行业的宝贵财富。档案工作是行业整体工作的基础性工作，搞好新时期的档案工作，对烟草的可持续发展有着十分重要的作用。档案与管理相辅相成密不可分，档案完善了企业管理的内在质量，是企业基础管理的重要组成部分，档案管理水平高低又是衡量企业管理水平的重要标志。 但就目前笔者所在的县局的档案管理现状来说，还存在不少的问题： 一是人员配备不合理。按档案管理现行办法，每个县局要配备一名专职的档案管理员，但就笔者所了解的几个县局，都是办公室文秘兼职档案管理。办公室文秘本身事务繁多，无法分出更多的精力来对搞好档案管理工作，导致部门立卷、归档不到位。而且大部分县局兼职档案人员由对每年形成的归档材料不是亲自参与整理，而是请外单位档案人员集中整理，这无疑会给档案的保密性和查找带来麻烦，再加上文秘岗位流动性大，也不利于档案管理工作的持续发展。 二是管理员知识结构不合理。县局档案管理员一般为半路出家，鲜有档案管理专业出身的，专业化程度不高，而现行档案管理工作不仅要求管理员懂得一些现代的信息化知识和计算机应用技术，更要熟知档案管理工作的专业知识。但就当前来看，基层县局档案管理人员学历专业不对口现象较为严重，导致档案整理、管理不是很规范，特别是档案的目录索引不全，致使在需要时不能很快的找到相关档案，不能很好地为烟草企业工作服务。 三是现代化管理方式没有普及。县局档案室虽然在硬件上配备了电子消毒柜、温湿度监控器、除湿器等现代档案管理用品，却在档案的收集、整理、编目、检索上却采用手工操作，严重与现代档案管理理念脱节，而且档案室很少用计算机和档案管理系统，导致查找速度慢、使用频率低，统计困难，不利于收集、使用和开发。 四是档案收集不全、服务意识不强。县局档案室目前一般只注重文字档案的收集，却忽视电子、声像、实物档案资料的收集，影响了烟草档案的系统性和完整性，也和现代化档案管理理念不符。并且县局在烟草档案的管理上，重保管轻利用，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为为烟草管理提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。 在信息化时代，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度的实现信息资源的共享，已成为一种时代趋势。也给烟草档案管理提出了更高的要求，以上几个问题的存在，已严重制约烟草档案管理水平的提升，笔者试从以下几个方面进行探讨： 一是加强培训，提升档案管理工作人员的专业素养。 县局要组织对档案管理人员的专业培训，针对性的对档案管理员进行机关档案管理的有关规定，文书、会计、专卖、基建、声像、实物档案的收集、整理、保管，以及电子文件的归档与整理和档案信息资源的开发与利用等业务知识的培训。通过培训，使他们充分认识到档案在工作中的重要性，增强企业档案管理人员的责任心，进一步提高企业档案管理人员的服务意识、安全意识和创新意识，为规范企业档案管理，提高档案人员业务素质和能力打下坚实的基础。 二是加强档案基础工作，实现档案管理规范化和标准化。 一是做好文书处理工作，文书是档案的来源，档案是文书的归宿，两者是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，文秘人员要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的人口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。二是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，没有完成的则不能立卷或归档，否则将会给档案管理造成无序和混乱。三是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。确立立卷归档重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。四是要注意有效地维护卷宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住卷宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，使立卷归档后所形成的档案既完整、又不庞杂。 三是加快档案工作信息化进程。 首先是借助计算机和档案管理软件，对现有档案实行整理、著录、入库工作，逐步实现档案文件及目录机检，同时要积极推进那些内容重要、容易受损、利用频率高和珍贵、重要档案的数字化进程，把其转化为电子文档，并做好备份，实现永久保存，提高档案利用率。其次是电子文件归档与电子档案管理。档案管理不再局限于纸质文档，电子文档应当按索引存入计算机硬盘，并刻光盘备份，加快电子文档管理，加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导，保证归档电子文件完整、有效、真实。从而实现档案信息资源共享，提高档案利用服务水平。 四是强化服务，最大限度发挥档案作用。 首先，档案管理人员要及时准确地掌握利用者的需求情况，由过去“坐等调卷”的被动服务转变为面向全体的主动服务，档案工作人员要充分熟悉室藏档案。熟悉室藏档案，就是要熟悉档案室保存的档案内容、成分、数量以及库房存放位置，熟悉每一种档案的具体整理情况和有机联系，熟悉每一类档案的利用价值。只有这样，档案工作人员才能做到有的放矢、机动灵活地提供准确、系统、完整的档案，满足使用者的需求。其次档案工作人员要灵活机动地拓宽服务范围，积极主动地参与各种重大活动，在准确、及时提供档案利用的同时，积极主动地收集重要的文件材料，使一些重要的档案材料及时归档，让宝贵的历史资料在构建和谐烟草中充分发挥它的重要作用，为烟草行业的持续健康发展提供更优质高效的服务。

Answer 2

档案管理工作做好了
一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据
另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。
在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。
档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

Answer 3

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。