如何写好工作邮件

Question

如题所述

Answer 1

发邮件求职时怎么才能凸显出你自己的才能,让你的简历从几百份中脱颖而出呢?

Answer 2

◆收件人、抄送人、密送人

收件人是邮件的主要接收者，要具体到邮件涉及的每一位参加人和执行者。抄送人是指发件人希望邮件内容被知晓，但并不需要其具体参与的一部分人，例如比较小的事情，可能抄送给直接领导，重要或者跨部门合作的事情抄送给部门领导，参与人数较多、占用公司资源较多的事件抄送给公司领导；按照领导层级和职位由高到低排列。工作邮件中一般不使用密送功能。

◆主题栏/标题栏

邮件主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整封邮件的内容，目的一是抓住收件人的眼球，二是简述大意，便于收件人决定是否要继续阅读以及权衡邮件的轻重缓急，分别处理。拟写邮件主题时要注意以下几点：
1. 邮件主题是给收件人的第一印象，所以要慎之又慎，发邮件之前要仔细阅读邮件主题，切不可留白或出现错别字和不通顺之处，否则不仅失礼，也容易导致收件人忽略邮件。
2. 主题要简洁，不宜过长，否则收件人在预览时可能无法完整读取邮件标题信息。
3. 主题要真实反映邮件内容和重要性，不要使用含义不清或是没有实际内容的主题，如“张经理收”“你好”“收邮件”等。
4. 如果主题栏的空间允许，可以注明来自XX公司的邮件，既一目了然又方便收件人留存和查找。时间不用注明，因为一般邮箱会自动生成。
5. 一封邮件尽可能只针对一个主题，便于日后整理和查找。
6. 可以适当使用大写字母或特殊字符，如“*”“!”等，以突出标题，引起收件人注意，但应适度，不要随便使用“紧急”之类的字眼。
7. 如邮件需要收件人答复或立即应对，可以加上“请于XX日前回复”等字样。
8. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE后面保留一大串文字。

◆称呼与问候

1. 恰当地称呼收件人，拿捏尺度。
邮件的开头要称呼收件人，这既是礼貌，也明确提醒某收件人，该邮件是面向他的，要求其给予必要回应。称呼是邮件第一行顶格写，一般情况下，如对方有职务，应按职务尊称对方，如“张经理”“王总”；如果不清楚对方职务，可以称呼“张先生”“李小姐”等，但务必将性别搞清楚；有多个收件人时，可以称呼“大家”“ALL”；不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名或是全名。
2. 邮件开头、结尾要有问候语。
邮件以“你好”“您好”或是简单的“Hi”开启，问候对方，以示尊重。开头问候语是称呼换行空两格写。邮件结尾常见的问候语有“祝您顺利”“顺祝商祺”以及“Best regards”等，如对尊长应使用“此致敬礼”。需要注意的是，在非常正式的邮件中，应使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

◆正文

1. 邮件正文要简明扼要，恰当分段，行文通顺。
如收件人不认识你，正文开头应简要说明自己的姓名和身份。邮件正文应简明扼要地说清楚事情，如具体内容确实很多，应在邮件正文部分作简要介绍，在附件文件中详细描述。行文要通顺，多用简单词汇和短句，不要出现晦涩难懂的语句。如邮件内容较多，可以适当地分段描述，保证每个段落简短不冗长。
2. 信息交代完整。
最好在一次邮件中把相关信息全部交代清楚，不要频繁使用“补充”或“更正”之类的邮件，容易引起收件人反感。
3. 注意行文语气，避免拼写错误。
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，以及邮件是对内还是对外的性质不同，恰当选择行文语气，以免引起对方不适。不要吝啬使用“请”“谢谢”之类的敬辞。电子邮件可以被轻易地转给他人，因此对别人意见的评论也必须谨慎客观。邮件发出前要再次阅读，尽可能避免拼写错误和错别字。不要轻易使用“：）”等网络符号，慎用网络语言。
4. 合理提示重要信息，通过图片、表格等形式辅助阐述。
可以通过大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对重要信息进行提示，但不要频繁使用，否则会让收件人抓不住重点，影响阅读效果。在单纯的文字难以阐述清楚的情况下，可以配合使用图片、表格等形式辅助阐述，简洁、明了地表达出想要表达的意思。

◆附件

如果邮件带有附件，应在正文中对附件内容简要说明，并提示收件人查看附件。附件文件的命名要能够简单概括附件内容，方便收件人下载后管理。附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。附件过大时，应分割成几个小文件分别发送。

◆签名档

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚地知道发件人信息。
1. 签名信息不宜过多。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但行数不宜过多，一般不超过4行。引用一个短语作为签名的一部分是可行的，比如座右铭或公司的宣传口号，但是要分清收件对象与场合，切记要得体。
2. 准备多个签名档。
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该简化，过于正式的签名档会让对方觉得疏远。可以在邮件系统中设置多个签名档，灵活调用。
3. 签名档文字应选择与正文文字匹配的简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般选择比正文文字小一些的。本回答被网友采纳

Answer 3

在职场中，邮件是一种重要的沟通交流工具，和短信、微信相比较，它更正式且常用！能够正确并且规范书写邮件的人往往能在工作中更高效的完成工作，所以，快来跟僧妞一起学习如何写邮件吧！

邮件标题

一个合格的邮件标题需要能够准确清楚的概括整封邮件的主题，做到简洁、易懂、便于查找，比如你需要汇报一份工作报告，那“工作报告”这样的题目领导能知道是什么吗？改为“x月x日至x月x日的工作报告——XX部门XX”是不是就清楚很多了？标题的重点就是需要让看的人知道你的内容到底是什么。

2. 正文称呼

正文开头一定要写对收件人，进行称呼问好，用“您好”就明显比用“你好”看上去礼很多貌，这样一是显示你的礼仪，二是避免抄送后给其他无关人员造成困扰。

3. 邮件正文

说完了标题，就来说说正文吧！正文一定要做到简明扼要、有条理性并能突出重点。一定不要长篇大论，如果邮件字数过多，容易给对方造成阅读障碍。因此，尽量用最少的文字，表达清楚相应的内容就好了。

4. 邮件结尾

邮件结尾需要表达对对方的尊重并清楚的留下发件人的名字和具体的联系方式，这样一旦出现紧急问题时就可以及时联系。

5. 关于附件

一般工作中，常常需要发送文件。那么在发送多份附件的同时如何能让收件人一目了然非常重要。首先附件的命名一定要根据关键词简明扼要的写，如”4.23xx产品方案修改版—XX“，千万不要出现“新建word”这样的文件名哦！同时将能够贴在正文里面的附件都要贴出来！那种让收件人进行繁琐的操作，才能查看到的邮件，都是需要反思的。

6. 关于抄送

还没步入职场的你，是否能分清楚收件人跟抄送人呢？一般来说，收件人是受理这封邮件所提出问题的人，需给出反馈，而抄送人是只需要知道这回事，没有义务对非要对邮件予以回复的人。例如：你想发邮件给你的同事，抄送给你的领导，那么你就可以在收件人一栏填写同事的电子邮件地址，在抄送一栏填写领导的电子邮件地址，这样两人都能收到邮件了！一定要注意，发送和抄送可千万别弄混了哦！一旦发错会很尴尬，尤其是在一些部门、人员层级划分很清楚的公司。另外，所有人员的邮箱地址要找人确认好，内部邮箱有时候因为内部命名的问题，有可能两个员工之间的邮箱名非常接近，容易发错。

7. 认真检查

千万别小看这一步，不知道有多少人以上几点都做好了，但由于没有检查，轻率地发出邮件后而功亏一篑。所以写好的邮件至少检查两遍，比如收件人和抄送人有没有写全，标题正文有没有错别字，附件有没有上传，上传的数量是否正确等。检查过后可以给自己试发一次邮件。编辑的时候有一些小问题发现不出来，在接收的时候就能看的比较清楚。

写好一份工作邮件一定会让你的工作效率提高不少，如果以上你都能做到，Nice！