如何高效汇报工作

如题所述

如何高效汇报工作

1、汇报目的清晰。

工作汇报最主要的目的在于帮助领导完成最佳决策。因此,相比于怎么说,把握好领导关心的点(需要决策的事),关注与领导决策相关的数据与事实,才是最值得花工夫的。 

正如前面所说,汇报前一定问自己,汇报目的是什么?掌握了领导最关心的点了吗?为此掌握了必要的具体事实以供领导决策参考了吗?

2、把握汇报时机。

关注信息时效性,及时汇报。约定的项目进度时间点要汇报,遇到问题时要汇报,事情做完了要及时汇报。 

这里有一个常见的问题:工作做得不好,业绩做得太差还要做汇报吗?当然要啦。失败的教训有时候比成功的经验更有用。你完全可以从领导关心的“对于做好这个事情我给的支持是不是够?培训是不是不够?我忽略了什么?”甚至“这个事情还有没必要做下去?”这几个问题出发开始你的汇报。当然,汇报一定要基于事实,该是你的责任一定要主动承担。

3、结论先行、富有逻辑。

其中总的部分,应当注意的是要从汇报目的出发,用最简短的话语回答对方最关注的点,引起领导的注意。 

对于分的部分的语言,一定要注意结构、层次,特别是需要讲的东西比较多,事情比较复杂的时候。同样,这里也总结了两个结构模型供参考。一是需要论述问题(比如解决方案)时,可采用为什么、是什么、怎么办、需要的资源、预期结果/目标的结构顺序来表达;二是需要描述事物(如背景资料)时,可采用时间顺序/位置顺序/重要性顺序等来做表达。总之,你的表达一定要有条理,有逻辑,至少能自圆其说。

4、掌握领导性格

不同性格的领导,我们的汇报方式会有所不同。

如果你的领导是吹毛求疵型,当你汇报时一定要注意措辞和表达方式。如果领导批评你,千万不要自暴自弃,要明白这是领导的一贯作风。虚心接受领导的批评,努力挖掘领导批评背后的需求,争取下次汇报时按照领导喜欢的方式汇报。 

当面对不同领导时,我们需要有不同的汇报心态与技巧。当我们第一次向领导汇报或不了解领导性格时,可以提前咨询老员工,从而更好地把握汇报的主动性。

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