议事录に必要なこと
「会议に参加していない人が読んでも理解できる内容であること」にすることが理想的な议事录であるとは思いますが、惯れないうちは难しいと思いますので基本的な部分について列挙してみます。
◇基本情报を入力する
まず最初に
会议の名称
开始日时
终了日时
开催场所
参加者
を列挙します。会议の名称、开催场所は省略せずに记载します。
参加者の部分は、所属组织名と名前を1セットにして记载します。
参加者が多い
场合や社内での打ち合わせなどの场合は「さん」「様」などの敬称を省略してもよいでしょう。省略する场合は 敬称略 と书いておくのを忘れずに。
◇项目をわける
20名超の会议を必ず1时间で终わらせる“ライブドア流”会议术でも绍介されていましたが、事前にアジェンダ(议题のリスト)が配られている场合は、そちらを参考にするとよいでしょう。
アジェンダが无い场合、基本的には会议の中で话した顺番ごとに大项目、中项目を适宜设定してみるとよいかと思います。
◇具体的に书き记す
话した内容を実行にうつすために必要なのは
谁が
何を
いつまでに
なぜ
どのようにするのか
といった具体的な情报です。
いわゆる 5W1H に似ていますが、上记の内容が话した项目ごとに含まれていると议事录としては非常にわかりやすくなります。反面、详细に书こうとすると议事录を作成すること自体がとても大変になってしまいますので议事录の用途によって使い分けてみてください。
◇ちょっとしたポイント
各自の宿题になったものを最初または最后にまとめておくと、情报共有としての効果が期待できます。また、会议が终わってから遅くとも当日中には议事录として送付しておくとよいでしょう。
会议中に行うこと
上记のように最终的には议事录という形にまとめるのですが、人の记忆というものは暧昧なものです。会议中は理解出来ていたつもりでも中途半端に端折って书いてしまうと、いざ议事录としてまとめる段になって记忆が繋がらずに「あれ？これなんだっけ？」となりがちです。そういった事态を避けるためにも、発言があった内容は全てメモを取っておくことをオススメします。
惯れてくると要点のみメモでもよいかと思います。
パソコンでの文字入力に惯れている方であればテキストファイルでも何でもよいので、ざっと入力しておくのがよいかと思います。
议事录の例
とある社内での MTG の议事录を空想で书いてみました。
社内用なので、かっちりとしたものではありませんが
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议题：livedoor XX 定例会议
日时：2008年4月21日 17:00?18:00
场所：社内 B2会议室
参加：开発部 S さん、Y さん
CM 部 栉井、N さん、B さん
●各自の宿题
?今周中に○○のバグについて再现性があるか调査を行う(N さん)
?来周木曜までに新规作成ページのデザインを4ページ分作成する(Yさ ん)
●MTG の主旨
livedoor XX について、1周间の実绩値报告と
进捗情报の共有を行うための定例会议。
●进捗の确认
?机能A について
すでに开発环境で动作している状态になっている。チェック待ち。(S さん)
→25日までに动作の确认を行う。その后デザイン作成依頼を行う(栉井)