概况属于综合性条目，它在年鉴中的地位是非常重要的。“概况”条目大都设在分目中各专题条目之前，全面系统地反映了某地区或某行业的基本情况，是对各专题条目的概括和提要。年鉴是逐年编纂、连续出版的资料性工具书，随着各类各地的年鉴的不断编纂出版，各项事业、各个地区的发展情况、相关数据详尽地刊载在各类年鉴上，愈发显现出年鉴所具有的可供纵横比较的资料价值。概况条目为各类读者（包括领导和专业研究人员）提供了丰富的情报资料。要分析研究某地区（行事业）多年来的发展情况，或对某一年度不同地区（行事业）的发展情况进行比较，最直接的渠道就是概况条目。
一、概况条目的撰写要求
1、全面记述。概况条目要全面反映某项事业发展的各个重要方面，要反映行事业的综合情况，要有整体性和概括性。读者通过查阅概况条目能对该行事业有一个较为完整的了解。如《苏州年鉴2001》中轻工业［概况］条目是这样记述的。“2000年苏州轻工系统（市区）共有工业企业83个，职工2.4万人，固定资产净值2.89亿元。这一年轻工系统坚持以经济发展为中心，以深化和推进企业改革为突破口，以提高内资企业经济运行质量为重点，积极探索轻工在困境中有所为的新路子。全年实现工业现价产值36.48亿元，比上年增长31％；销售收入36.02亿元，增长25％，其中内资企业9.87亿元，增长11.2％；外贸出口9.3亿元，增长53.6％；自营出口9300万元，增长46.2％；工业增加值6.24亿元，增长41％；产销率98.73％，其中内资企业99.12％。如不包括合资企业和停产企业，其他运行企业经济质量有所好转，亏损状况得到一定遏制，亏损金额大幅度下降。但是绝大部分企业仍然处于停产半停产状态，下岗职工人数居高不下，仍是困扰轻工系统的突出矛盾。全年用于困难企业支付生活救济金、养老金和失业保险金三项费用高达6000余万元。全系统拖欠职工医药费4600余万元。千方百计确保下岗职工基本生活保障和离退休人员养老金按时足额发放，维护一方安定成为轻工系统工作的重中之重。”该条目的可取之处还在于，既反映了综合情况，又反映了存在的问题及症结所在，为了解、分析、解决问题提供了重要线索和依据。除此之外年鉴概况条目还要尽量体现发展趋势，对行事业未来的发展进行科学预测。在过去和现在信息的基础上，加上科学的预测，则为科学的决策提供可靠的依据。
2、内容稳定连续。概况条目的结构要相对稳定，所选的指标要尽量保持连续。从横向的比较而言，概况既要反映本行事业的基本内容，大的指标都要收录，又要体现各地的具体情况和特色。以工业类概况为例，应具备如下数据——反映企业生产规模的指标，如：企业数量、职工人数、总产值、增加值等；反映经济效益的指标，如：全员劳动生产率、销售收入等。这样，读者就可以方便的进行横向对比研究，发现不同地区或不同行事业的优势和劣势。对某一地区或行事业年鉴而言，若干年内指标数据的选取要有相对的稳定性，以便于读者从纵向上了解发展趋势和方向。
3、概况写作的要求。要写好概况条目，要求作者既要熟悉本行事业的总体情况，又要掌握大量的第一手资料。年鉴条目作者，一般要求相对固定。其大部分是各主管部门办公室或综合处的工作人员，有的甚至就是本部门总结报告的作者。这给年鉴的撰稿工作带来了极大便利，但是不能把工作总结或简报改头换面，当作年鉴的概况条目。作为年鉴的撰稿人，尤其是不担任综合部门职务的撰稿人，要特别注意资料的积累。平时就要注意收集本部门、本行事业的各种有价值的信息，不要到写作时才临时去找，七拼八凑，缺乏系统性。只有掌握了大量的第一手资料，才能做到厚积薄发，言之有物。有了丰富的资料信息，还要在加工和提炼上下功夫，而不能将原始资料进行简单的罗列和堆砌。要对这些资料进行筛选、分析、归纳，对发展规律进行研究和总结。这样，在年鉴的概况中所反映的信息，就是在正确观点统帅下对资料的归纳和浓缩，真正做到文约事丰。在年鉴概况的写作过程中，对信息资料加工的深度，及其所体现的概括的高度、提炼的准确度、挖掘事物本质的深度、所载信息的浓度，是年鉴概况条目撰写质量的重要标志。
二、概况条目的具体写作方法
要写好概况条目，就要对所收集的信息资料进行科学加工，仔细研究，下一番分析和综合的功夫。分析就是要剖析事物之间的原因和结果、表象和本质、一般和特殊、事实和假象、历史和现状的关系，通过比较、概括、测算得出判断，分析出新的认识、知识和结论。常用的方法有如下几种。
1、点面结合，突出特点。“面”是事物的概貌，“点”是事物中的典型。点面结合是宏观微观结合的反映方法，只有这样，概况才能既勾勒全貌，又有纵深感，使行文生动具体，资料性强；也有相互补充、印证的作用，强化条目的说理性。一个行业事业全年的工作千头万绪，要恰当反映，就要提纲挈领地抓住关键，突出特点，反映主要矛盾。如《泰安年鉴（1998）》畜牧业概况的记述：“1997年，全市紧紧抓住饲料粮食价格稳定的有利时机，认真组织实施产业化带动战略，积极发展各类产业化组织，突出龙头企业建设和规模饲养两大重点，依靠科技，强化服务，畜牧业继续保持了稳定发展的良好势头。”其后，列举了牛、猪、羊、禽、兔等的存栏量和出栏量以及肉蛋奶产量的数据，实现畜牧业产值及占农业总产值的比重。该条目的最后说：“分析全年畜牧业生产形势，呈现出三个特点：一是养猪业效益较高。受供求关系影响，从年初到年末，生猪价格一路上涨，猪粮比价由正常的1∶5上涨到1∶6.7。受利益驱动，养猪大户和规模养猪场纷纷上马，养猪业发展势头强劲。二是养鸡业形势严峻。1996年鸡蛋价格居高不下，刺激养鸡业盲目扩大规模，家禽存栏剧增，加之禽蛋加工业相对滞后，致使鸡蛋价格长期在低价位徘徊，蛋鸡趋近薄利甚至无利。肉鸡业上半年形势稳定，下半年出现下滑，至年底呈现低迷。三是经济动物养殖发展迅速。由于人们消费水平的提高和毛皮加工业的发展，兔、狐狸等经济动物养殖异军突起，增长幅度较大。”这段表述，既有总的形势概括，又有各种畜种、产品的具体数字。并且在最后画龙点睛的指出了当年的发展特点。
2、注重纵向和横向的比较。年鉴条目内容要体现年度特点，但事业发展是有继承性的，所以年鉴要从资料的系统、连贯、可比方面考虑。一般年鉴资料数据都要与上年进行对比，在必要时还要反映近几年甚至是该项事业多年的情况，以供纵向比较、找出规律。如《香港经济年鉴（2001）》建筑业“概述”的写法。“香港建筑业的盛衰是与房地产业的发展步伐分不开的。第二次大战的破坏，战后人口的增加，以及工商业的发达，使香港建筑业取得巨大的发展。建筑业在香港经济中所占的地位也日益重要。七十年代初期，香港的建筑业并非太兴旺，但自踏入七十年代中后期，随着地下铁路的建造及新市镇的出现，再加上因此而带动的私人物业发展，令建筑业踏入了兴旺发展的阶段。八十年代前期，由于受中英香港问题谈判的影响，人们对投资物业缺乏信心，物业价格普遍下跌三成，间接打击建筑业的发展，可算得上为建筑业的低潮。八十年的后期，建筑业开始再度步入好景。原因是在1985年后，中英签订了关于香港问题的联合声明，中国的改革开放政策亦初见成效，加上香港经济转趋蓬勃，本地及外国投资者开始恢复信心，各类工程纷纷上马，其中包括货柜码头、发电厂、新界环回公路等，市民对自治物业的需求大增，从而带动了建筑业的兴旺。自1991年开始，建筑业出现增长放缓，1992年及1993年放缓趋势更甚，当时建筑业面临的巨大压力，首先是外资建筑力量剧增，造成激烈竞争；其次是香港建筑业天地并不像一些人意料中那么广阔，新机场计划自公布以来，波折重重；第三是大型屋村楼宇的建筑量减少；第四是建筑成本上升，经营利润下降。1994年，建筑业进入调整期，1995年全面复苏，1996年及1997年建筑业均表现良好。1998年及1999年呈现滑坡趋势。”这样使读者不必翻阅该地区所有的年鉴，就能大致上了解该行业的发展历史、现状和趋势，以便于进行比较研究。另外，年鉴所刊载的资料，还可以与情况相近的地区或性质相近的行业进行横向比较。如山东作为沿海地区的经济大省，它的主要产业以及乡镇企业、民营企业发展情况，可以与广东、江苏等省进行横向比较，能较直观的给读者展现行业发展的快慢和优劣，也给领导者的决策提供了可供参考的依据。同是沿海的副省级城市大连、青岛、宁波、广州等都可以进行比较。
3、分析因果和利弊，进行科学预测。因果关系是事物之间的重要联系，只有分析出因果关系，才能找出症结所在，对症下药解决问题。年鉴作为资料性工具书，就要反映事物的利弊得失，分析其原因，并对事物发展趋势进行科学预测，真正起到“鉴”的作用。如上文所引《香港经济年鉴》建筑业概述所载，既记述建筑业的发展情况，又阐明其盛衰的原因，让读者很清楚的看到该行业的发展脉络。分析因果并不是要长篇大论，而是以翔实的资料和数据，向读者展示出事物发展的客观规律，以编者的身份，用自己的研究成果引导和提示读者，更准确地掌握该地区或行业的总体情况和发展特点。在《泰安年鉴（1998）》畜牧业概况（见前引文）中，对畜牧业发展特点的原因，也进行了恰如其分的分析。预测是对事物未来状态的科学断定，预测对于科学决策是极其重要的。正确的决策来自于对过去、现在信息的精确分析研究基础上，对未来可能出现的各种情况，为趋利避害而选择的最佳方案。作为决策者，计划采取什么样的措施，趋利避害，推动事业的发展，其重要的理论依据就是年鉴对发展趋势的科学预测。而目前出版的年鉴，尤其是我国的年鉴，极其缺乏这方面的内容，这不能不说是一个严重缺憾。
三、概况条目写作要注意的问题
1、要有严谨、负责的态度。年鉴是资料性工具书，它要为各类读者了解和研究地情，尤其是领导者的决策服务。它所收录的资料是否全面、准确，观点是否正确，从小处说是关系到年鉴的使用价值，大而言之，则关系到事业的发展和成败。年鉴工作者要有高度的历史责任感和严谨的治学态度，要从纷杂的资料信息中概括、总结出规律，上升到理论的高度，以提供参考依据、指导实践。年鉴的概况条目是对某地区或某行事业全面情况的综合反映，它在很大程度上体现了该地区该行事业总体布局和发展趋势，对研究地情、行情和领导决策具有非常重要的作用。撰写概况条目要大量占有第一手资料，这需要长期积累，并做艰苦细致的资料工作，才能做到厚积薄发、文约事丰。年鉴文稿既要为现实服务又要对历史负责。
2、要有正确的角度。一是要站在读者的角度。我们写书、编书是给读者看的，所以要时刻把读者放在心上，切实把读者的需求落实到年鉴文稿中。每类读物都有其相对应的读者群，我们在撰写、编辑稿件时要想到，我们的读者通过这篇稿件能获得什么有效信息。由于受日常公文撰写方法的影响，习惯于穿靴戴帽、“虚言套”，要“忍痛割爱”。如“认真贯彻落实中共十六大、十六届三中、四中全会精神”，“根据上级有关指示精神和省委省政府的部署”等，很容易出现在概况条目中。这些话本身很对，而且在有些地方也有必要，但若在若干年鉴概况条目中多次重复出现这类字句和一些不必要的过渡语，既占篇幅又显累赘；更重要的是降低了年鉴的信息密度，影响了年鉴作为资料性工具书的使用价值。二是要有全局的角度。撰写概况条目，作者要站在全地区或全行业的角度，而不局限于本部门、本单位，不能写成本单位工作总结。在写作中，只记述与本行业、本事业有关的内容，而不要记述非本行事业的内容和日常工作的内容。如：化学工业概况就不能记载化工主管部门在计划生育、廉洁勤政以及其他与化工行业无关的内容。有一些单位的撰稿人和领导人觉得是成绩就应该充分反映，而不论是否是本行业的主体，是否会干扰有用信息的发布与利用。三是要有历史的角度。年鉴所选取的资料和数据的真实性、全面性要经得住历史的检验，要为当代和后代的读者负责。由于年鉴是连续出版的，所以年鉴上刊载的资料和数据要与以前出版的年鉴进行比照。因为年鉴信息密度的大小主要是通过数据体现的，数据的准确与否，直接决定了年鉴的质量和使用价值。如果有些数据确实无法对应和吻合，一定要说明原因：统计指标的更新，行政区划和统计口径的调整，年报和快报数据的差异等。
3、要注意与专题条目的关系的处理。所谓概况是对某地区或某行事业的概括总结，所以不能将应由本分目的专题条目记述的内容在概况条目中罗列，有的撰稿人把概况当作一个“筐”，将一些不能单独设立专题条目的琐碎内容，装到这个“筐”里，提上一句两句，不能给读者有效的信息。年鉴要常编常新，不宜过多设置所谓“常规条目”，每年都要反映的有关内容，应在概况条目中记述，使其确实起到“概”的作用。而作为栏目中大行事业的概况，也不能与其所属分目的概况中所记述的内容重复。如某地“城乡建设”栏目“综述”分目中概况条目，分段罗列了城市基础设施、城市规划、公用事业、园林绿化等方面的基本情况和数据，就与后面有关分目的概况的内容大量重复而失去意义。
总之，年鉴概况的撰写质量在很大程度上影响着年鉴的总体质量，要精心设计、精心组织材料、精心写作，正确处理好各种关系，切实提高年鉴的使用价值，发挥年鉴的资料性工具书的作用。
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