答案是:要对信息进行分类
分类整理会使得信息非常清晰明确。
先介绍一个法则: MECE法则
我称呼它为:密C
MECE这个法则来自于
麦肯锡,意思是“相互独立、完全穷尽”。也就是不能有交叉,也不能有遗漏,即“不重不漏”。
那怎样分类就能做到不重不漏?从而把所有的信息都列进去呢。
以下介绍密C五种分类法:
1.
二分法 这个分类方式在日常生活中比较常见,其实就是 把信息分成A和非A两个部分 。
比如国内、国外,他人、自己
2. 过程法
也就是 按照事情发展的时间、流程、程序,对信息进行逐一的分类 。
过程分类法特别适合用于在对项目进展和阶段的汇报上。
3. 要素法
比如说优秀员工的7种品质、公司的
组织架构图等等,其实都是把一个整体分成不同的构成部分。
可以是从上到下,从外到内,从整体到局部。 这种分类方法是 用于说明事物的各个方面特征 的。
4.
公式法 也就是说,可以 按照公式设计的要素去分类 ,只要公式成立,那这样的分类就符合MECE原则。
比如,销售额=单价×数量,这里就是把销售额通过公式拆解成了单价和数量。
5. 矩阵法
这种分类方式也很常见,举个例子你就明白了。
比如我们在安排工作的时候,有一种分类方式,是把你的工作分成以下四种:
(1)重要紧急
(2)重要不紧急
(3)不重要但紧急
(4)不重要也不紧急
这个方法就是先把事情分为重要和不重要,以及紧急与不紧急,通过两次二分法,从而形成四种分类可能形成矩阵。
然后可以把它们填到4个
象限当中去,这4个象限就是我说的2×2矩阵。这种分类方式就叫做矩阵法。
这种分类方式的关键在于,你需要使用两次二分法。
使用MECE分类的好处不仅仅是可以对全部信息进行归类整理,还在于,你对事物的构成要素进行MECE思考的时候,还可以激发你没有想到的点子,拓展你的思路,快试试看吧!