各位大神，请问下，员工借款，回来报销时要拿回借款单，但是如果把单给他，出纳就没原始凭证了，该怎么样

Question

各位大神，请问下，员工借款，回来报销时要拿回借款单，但是如果把单给他，出纳就没原始凭证了，该怎么样处理？新手上路，多谢各位！

Answer 1

两种方法：
一、借款单经过审批，付款后直接登记现金日记帐，并和其它原始凭证一样交给会计编制记帐凭证登记明细帐，挂其他应收款。
报销时借款单不退，如果有余款收回按退回金额开现金收据；如果借款不够需补付现金，在报销单上注明，并由报销人签收。
二，如果请款办事，几天内就能报销，也可以暂不记帐，而是将请款单视同现金保管，报销时退给报销人，然后凭报销单登记现金日记帐。追问

谢谢，那再问下，可那员工说报销后，怕还有借款单在我手上，到时无法澄清，该补什么单给他证明吗

我昨天把这个借款已记在帐本上了

追答

一、
如果是我前面说的第一种情况，有退余款或补足款才经过出纳：①退余款开收据，他就有证据了，②补领款因为在报销单上签收，报销单必须是你登记现金日记帐的依据，不可能不保管好，如果还不放心可以当他的面登记日记帐。
而请款与报销单金额一致的，由于请款单已经由会计进行帐务处理登记其他应收款，报销单就不用再交给出纳而是直接交给会计报销冲帐。
二、
如果是第二种情况，请款单还给他收下报销单就可以了

请款单已经记帐就不能退了。解释清楚，只要请款和报销都记帐了，是没有后遗症的。

为了解除他的担忧，可以给他看到报销单记帐。实在说不通的人你们就写一个便条给他，简要说明x月x日的请款已经报销。不过我从业几十年没遇见过这样的人。

追问

非常感谢！感谢你如此详细的回答，以后不懂的继续望你指教。新年祝万事如意！合家幸福！

Answer 2

一式双份