想要提高工作效率,可以注意以下三个原则:
第一:每天从最困难的事情开始做
在困难的事情面前我们往往会望而却步,而且会拖延,影响工作效率。
如果我们能在第一时间将这块最大的石头搞定,那这一天都会无比轻松,做起其他事情也会精力十足。
所以遵循要事第一原则,在一天中最开始的阶段,就要集中精力把当天最困难的事情解决掉。
第二:每天列出待办清单
养成每天工作前列出今日待办清单的好习惯。
清晨的大脑最清醒,可以先回顾一下前一天有没有没有办完的事情,列在清单中,并添加上今日的必做事项。
在所有的事项中勾选出最重要的三件事情,无论当天的事情有多少,先尽力完成这三件事情,因为根据80/20法则,完成20%重要的事情就能达到80%的效果。
第三:劳逸结合
如果每天都非常疲惫,不注意休息也会影响工作效率。有数据表明,大多数职场人士因为久坐而影响身体健康,并且现在颈椎病的发病率正在大幅度增加,所以我们一定要注意劳逸结合。
每天都要给自己留下运动和休息的时间。运动可以利用早上、晚上的业余时间进行跑步、瑜伽等锻炼,也可以利用工作间隙站起来走动一下,活动一下脖子。
即使是5分钟的休息也能够缓解我们在工作上的疲惫感和压力。
推荐使用“番茄工作法”,方法就是工作的同时利用软件给自己计时,每工作25分钟就休息5分钟,休息的时候不要去刷网页、看文章等,就只让自己处于放松的状态。
辅助的软件在手机商店中能搜索到很多,随便选择一个使用即可。
以上就是我对提高工作效率的几点建议,希望对你有所帮助。
我是“强大的小萌萌”,用一年的时间成长为自己想要的样子,如果你有个人成长方面的问题,欢迎关注,我们来一起变强大。微信公众号:【强大的小萌萌】
对于一名刚入职场的新人来讲,很多时候接触的事物并不是太复杂。之所以工作效率满,很多时候都是没有合理利用时间造成的,这个时候不妨先学会管理好自己的时间。把时间管理好了,在同样的时间内可以做更多的工作,自然而然的效率就提升上去了。
这个时候,我们不妨运用时间管理的四象限法则。这个法则其实很简单,只需要建立“重要”和“紧急”两个坐标轴,就可以将我们每天要做的事情或分为四个象限,其分别是“重要且紧急”、“重要但不紧急”、“不重要但紧急”、“不重要且不紧急”。
1、第一象限:重要且紧急的事情,立即去做!
这个象限内的事情通常是我们生活中压力的源泉,它往往来自于突如其来的变故或第二象限中没有处理好的事情。例如突如其来的病症、紧急召开的重要会议、危机公关处理等等。这类事情往往影响很大,但有时间紧迫。你不得不放在第一优先级去处理。
2、第二象限:重要但不紧急的事情,有计划的去做。
这个象限内的事情通常占用我们生活中的大部分时间,它并不紧急,但很重要,需要你有条不絮的去处理。如果处理不好极有可能造成深远的影响,成为很多第一象限事情的来源,打乱你既有的生活节奏。
对于这类事情,可以做一个计划表,明确事情完成的时间和目标,然后按照优先层次去推进。
3、第三象限:不重要但紧急的事情,交给别人去做。
这个象限内的事情往往具有很大的欺骗性,让我们误以为这件事情很紧急很重要。需要立刻去完成,从而成为主要浪费我们时间的事情。
实际上这些事情往往是将本来该别人做的事情揽到了自己身上,也就是我们俗话说的“老好人”,就像加入一个同事过来给你报怨某件事情不好做,你碍于情面,就停下了手头的工作,来帮他完成,反而造成了自己时间的浪费,及工作效率的下滑。
还有一种情况是,与相关团队沟通不良,将本来该有专人负责事情,没有沟通到位,反而成为自己需要处理的工作。
4、第四想象:不重要且不紧急的事情,尽量别去做。
这个想象内的事情,说的难听一点就是在浪费生命、虚度光阴。诸如网游、娱乐节目、游乐场所等等事情,可谓是我们生活中的调剂品,在劳累的时刻,也可以放松身心。但如果沉迷其中就成了生命的毒药。
这就是四象限法则,对于职场新人还是十分受用的,只需要将每天要做的事情归类放入,尽可能的做到抛弃第四想象、走出第三想象、主攻第二象限就可以了。至于第一想象,如果第二想象处理好了,第一想象就会很少出现,即使碰到了逢水搭桥即可。
能力不足,精力不足,拖延症,情绪不佳等原因会导致工作效率低下。
首先我们要解决的是自己是因为什么原因而导致的工作效率很低。
找到原因,针对突破,解决问题,提高效率。
1.能力不足的话,要着重于提高能力。当然能力不足的时候,可能会是自己拖延症犯病和情绪不佳的诱因。所以,我们要有计划的安排自己的时间,安排自己多做一些重要不紧急的事情,比如说读书,学习技能,刻意练习等等。提高能力,当然离不开刻意练习,但是还有一点比较省力的就是直接找到一个导师或者老师进行请教,在职场中,生活中,学习中都是如此,有了老师的指点,加上自己的刻苦努力,及时的反馈,提升能力只是时间问题。
2.精力不足。可能持续的加班和繁重的家务都会导致自己的精力不足。越是感觉到疲惫,就越要在一天当中抽出时间进行运动锻炼,运动锻炼看似是消耗电池的行为,但是,他能够向放电一样,一次性把身体这个电池都放掉,然后在睡一觉以后,彻底充满。否则,工作过后劳累过度的不良睡眠,使你的电量一直都不满,用一用就电量不足。
3.在工作之前,要尽量的清空桌面。包括物理桌面和电脑桌面,尤其是物理桌面。对办公桌一定要定期进行断舍离,讲文件该归档归档,该舍弃舍弃。将桌面上的杂物,各种工具都归类摆放,不必要的东西都尽量避免。可以把每天清晨的整理桌面的固定动作当做是开启一天工作仪式,每天收拾完桌面就开始工作。
4.我们常说,先整理心情,再处理事情。遇到情绪问题的时候,我们要积极寻找情绪背后的原因。情绪是我们自己控制的,要把选择自己情绪的主动权掌握在自己手里。张德芬说“亲爱的,外面没有别人,只有自己”,所以,任何情绪都有背后的原因,情绪就是解决问题的钥匙。任何事情都有他好的一面不是么。
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这个世界上根本不存在“没时间”这回事,比你更忙的人比比皆是,但他们规划工作的高效能,总能为自己“制造”出更多时间。
01
最近看到一篇这样的文章《玩命工作,就是年轻时最好的生活》,文章的观点是:趁着年轻时精力旺盛、学习力记忆力都处在生命的峰值,别矫情,要玩命行动,努力工作。
这个观点没毛病,大方向是正确的。但如今,很多人却把这种努力当成是一种值得炫耀的资本。
上班总是最早来,最晚走,生怕领导看不到;熬夜加完班之后,在朋友圈发一条动态,等着别人为自己的努力点赞……
《卫报》上曾经有一篇题为《中国人工作有多努力?》的文章写道:中国劳动者年平均工作2000至2200小时,每周工作高达50小时。
如果你对这个数字没概念,那就看看瑞银集团(UBS)的调查:巴黎每周工时仅30.84小时,莫斯科31.67小时,全球平均工作36小时。
中国超出了平均水平14小时!
然而,即便如此,许多中国人还是稳稳地坐在底层的岗位上拿着最低的工资。
于是他们开始为自己打抱不平:为什么我都这么努力了,却还是得不到自己想要的结果?
这让我想到《北上广不相信眼泪》中的一个人物陈雄奇,在ABA公司工作兢兢业业打拼12年,还是一个主管,连区域经理都不是,甚至还被公司发黄牌,手下的人走的走,跳的跳。
有一次,陈奇雄在经理竞选上失败,找到领导哭诉:“我在ABA工作12年,没日没夜,天天加班,周末去拜访客户。没有功劳也有苦劳吧,我这么努力,难道你们都没看在眼里吗?还只给我一个小小的主管?”
领导却冷眼对他说:“你的工资不是按‘努力’来算的。你的‘努力’更加不是公司给你升职的理由。”这就是答案,在这个快速更迭的时代里,努力已经是标配,有效能的人才能赢得未来。
02
什么才是有效能?
效能和效率不同,美国“时间管理之父”阿兰•拉金在他的著作《如何掌控自己的时间和生活》中谈到:
效率是减少那些不必要的动作,并在最短的时间里、用最精练的流程完成手头的工作。
而一个讲求效能的人会从所有可能的任务当中选择最重要的,并通过最有效的方式来完成它。
效能的重要性远远大于效率。因为努力了没结果,归根结底是时间管理出了问题。在如何应用时间这件事上,做出正确的选择要比更快更好地完成手头所有的工作更加重要。
美国水上运动用品公司TowerPaddle Boards的创始人Stephan Aarstol做了一个实验,将8小时工作制变为5小时,并立下军令状:员工必须学会保持高效率的状态,如果无法在规定时间内完成工作,就可能被开除。结果出乎意料,员工们都做到了。下班早了,他们有更多的时间可以去野餐、看电影、学习一门新语言、培养一种兴趣爱好,生活品质也跟着大幅提升。
原先需要8小时完成的工作,为什么只需要5个小时就能完成?因为工作时间被迫缩短,员工就只好将它用于最重要的工作上,这便是员工得以维护工作效能,从而提高效率的主要原因。
这种现象也是我们常说的80/20法则,即任何一组事物中关键的只占少数,次要的占据多数。
如果我们把所有的工作内容按照实际价值列举出来的话会发现,80%的价值都是由20%的工作产生的,而且剩下80%的工作只能产生20%的价值。
因此,提高工作效能,我们需要反复提醒自己,集中精力处理那20%的工作,千万不要把时间浪费在那些价值不高的活动上,比如总是忙于回复一些不痛不痒的邮件……
03
基于80/20法则,为了帮助人们提高工作效能,阿兰•拉金提出了一个ABC排序系统,即根据工作的重要性、关键性、迫切性和有效性把工作分为ABC三类。
A类是最重要、最迫切、会产生重要效果和影响的工作,对这类工作应当确信:必须做好,现在必须做,必须亲自做。
这类工作只占工作量的20%左右,但必须花费70%-80%的时间去完成。
B类是比较紧要和迫切,但无太严重后果和影响的工作。这类工作最好由自己去做,也可委托别人去办。
这类工作占总工作量的30%-40%,所花费的时间一般应控制在20%-30%。
C类是无关紧要,不迫切,影响小,无严重后果的工作,可以不做或交由别人去处理。
这类工作虽占工作量的40%-50%,但要尽量把时间的花费控制为零。
需要注意的是,这里的ABC等级只是相对的,它们完全取决于你的价值标准。
ABC归类后,就应全力以赴投入A类工作,做到专心致志,直到最后完成,取得成果后,再转入B类工作;
C类工作能减则减,如有必要可将其纳入B类。这样就减少了许多次要的、无成果的工作,同时也避免了时间的浪费。请记住,“事务清单”的目的在于帮助你更好地利用和分配自己的时间,而非做完清单上所有的事情。
因此,开始工作之前务必要确定优先次序,防止花费大量时间完成清单上的大部分工作之后才发现,这些工作其实并不重要。
比如,你是否常常遇到这样的情况:明明手头有一件非常重要的A类任务要完成,可你却选择去做一些并不重要的C类程序性工作——擦桌子、倒垃圾、查看邮箱等。
因为我们往往可以非常熟练地完这些工作,并从中获得极大的满足感,相比之下,对于那些比较重要的工作,我们却总是因为太过棘手等因素而刻意回避它。
所以,当你最终没有完成A类任务时,并不是因为你没时间,而是因为你把大部分时间用在C类活动上了。
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其实,每个人都知道应该把大部分时间和精力集中起来完成A类工作,但总是因为各种各样的原因难以做到。为了解决这个难题,你可以试试下面3个小技巧:
①了解并充分利用你的内部和外部黄金时间
内部黄金时间是一个人精神最为集中的时候,在这段时间里,工作自然也最有效率。
内部黄金时间因人而异,有些人在早上7点以后就再也无法集中精神,而有的人在晚上10点到午夜这段时间最有创造性。
你需要找到属于自己的内部黄金时间,然后把这段时间用来处理最为重要的工作。
而所谓的外部黄金时间,就是指外部资源(通常是人)最为齐备,最能帮助你做出决定、回答你的问题、或者为你提供信息的时候。
比如,你在老板即将离开办公室去外地出差的时候,抓紧时间向他请示,那时就是你的外部黄金时间。
找上司谈话有一个黄金时间,就是对方刚刚来办公室的时候,因为这时候他们往往是在脱外套、开电脑,还没有沉浸到自己的工作当中。
②最大限度地利用碎片时间
碎片化时代,最大限度地利用碎片化的空闲时间非常必要。秋叶大叔就非常擅长利用碎片时间来完成简单或大块的工作,他自创了一个很实用的“五分钟方案法”。
比如,写一篇文章的时候,由于很难预留一整个半天这样的大块时间来完成,他就会使用下面这种方法:
一份完整的方案=5分钟构思+…+5分钟构思+半小时提纲+5分钟构思+…+5分钟构思+半小时提纲+5分钟构思+…+5分钟构思+2小时高效率写作+5分钟修改…
这里的构思可以是带着问题查资料找素材请教他人,也可以是随手写下一些灵感,这样的片段多了,再抽出相对完整的半小时,把碎片化灵感整合一个小片段,然后继续积累素材。攒的内容多了,就自然有了写的欲望。
有位值得一提的作家霍桑,一生都从事着枯燥单调的工作,但却利用自己的空闲时间写出了四部小说,其中包括后来成为经典的《红字》。
③学会积极地拖拉
很多时候,我们无法按时完成A类工作的最重要原因,就是拖延。如果在尝试了很多方法之后仍然没能彻底克服拖拉的习惯,而你又必须拖拉的话,可以学着积极地拖拉。你可以坐在椅子上,什么都不做,只是一个人静静地坐在那。过了大约15或20分钟后,你一定会感觉有些不安。时间在一分一分地流逝,可你却什么都没做……
问问自己,此刻会有什么感受?
每一次想逃避某项工作时,通过积极地拖拉,用不了10分钟,你就会立即站起来,开始工作。
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说了这么多,总结起来就是,得时间者得天下,我们在A类工作上投入的时间越多,在其他琐碎的事务上浪费的时间就越少,也就能从根本上提高效能。
要知道,这个世界上根本不存在“没时间”这回事,比你更忙的人比比皆是,但他们规划工作的高效能,总能为自己“制造”出更多时间。
千万别演苦情戏,说自己很努力太辛苦了。努力和辛苦在这个时代都是廉价的,提高做事的效能才能从根本上改善你的工作和生活。
你的问题 这里有答案 微信公众号 【精读君】
史蒂芬.柯维在《高效能人士的七个习惯》中提到3个重要的做事习惯,馒头亲自身尝试后,获益匪浅,可能对你也有帮助,能够帮你快速提高工作效率。
1、积极主动
消极被动是特别无聊又没安全感的一件事,因为不知道接下来等待你的是啥,可能是你的菜,也可能是个巨坑。尤其是处于菜鸟阶段,更是经不起消极被动,因为很容易被pass掉。
积极主动,也不是件难事,很多时候只是意味着多想一步。如开会前查找会议相关资料、交代的事情提前1小时做完、自己的工作完成后多检查一遍等等。多想一步,很多时候就能够避免我们犯低级错误,不会有那么多的遗憾和后悔。当然,如果你深信自己运气特别好,也不妨试试守株待兔。
2、以终为始。做一件事之前,不妨对着镜子中那个人,问ta3个问题:你想要什么?你想要什么?你想要什么?如果3个问题的答案不同,说明你的目标不确定。世界上似乎从不缺少诱惑,如果一开始目标就不确定,迷失会是件很容易的事。做事的过程中,如果能及时发现自己偏离初衷,掉头回来就行。如果不能及时发现,那很可能会浪费时间和机会成本。记得经常提醒下自己,不要忘了当初为什么出发。
3、要事第一
在一次采访中,记者询问比尔盖茨和巴菲特:如果只能给出一条关于成功的建议,你们会选择哪一条呢?比尔盖茨和巴菲特给出的建议都是先做重要的事。刚步入职场时,有一次早早的来到公司,然后忙着贴发票报销费用。有幸被老大瞧见了,然后把我叫到办公室,苦口婆心的跟自己解释了要事优先的做事习惯。从那天开始,自己有意识培养先做重要事情的习惯。慢慢的发现,多做重要的事,才能成为团队里不可缺少的核心。一天只有24小时,没有更多。你能把每天的工作全部都能做完吗?如果能的话,你可以不需要要事优先。
希望我的分享能够对你有所帮助。
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