(一)手册的编制计划在编制系列手册的工作中,计划的内容主要有以下几个方面:(1)确定要达到既定的目标,(2)确定计划所包含的所有活动,(3)确定实施计划及完成各项活动的具体方法,(4)确定编制计划中各活动的逻辑顺序以及具体的实施时间,(5)确定计划实施期间的各种资源的需求数量及时间。
(二)手册的编制顺序对于一个严格遵循五步法构建特许经营体系的企业来说,手册的编制应该同步进行。但因为手册内容之间的承递性,亦即有些手册的编制要以别的手册的编制完成为前提,所以手册的编制流程还是有一个顺序的。
(三)手册的具体编制流程具体到某一手册的编制,按时间的顺序,可以把手册的全部编制流程分为五个阶段:确定目录、编制内容、确定初稿、实际验证、持续修改。1.确定目录设计目录犹如设计搭建一个房屋的框架,对手册的内容进行提纲挈领地展示。2.编制内容形成一个手册的基本定型的草稿。3.确定初稿召集相关人员进行手册草稿内容的讨论,然后根据讨论的结果对手册进行修改,改完后再讨论,再修改,直到没有什么异议。4.实际验证在实际操作中运用或实战模拟。验证后要及时修正和完善手册内容。5.持续修改根据实际情况不断修改手册。
(四)手册的编制过程控制手册编制过程中要时刻进行控制,在控制中需要特别注意以下几点:(1)连续控制,(2)全员控制,(3)正确设定报告期,(4)及时收集实施信息,(5)将各种变更随时反映到计划中,(6)合理配置资源。如果从大的方面来划分手册的编制过程的话,可以把手册的编制分成两个大的阶段:第一是初稿完成阶段,第二是持续的修正和完善阶段。在前一阶段,编制者的工作地点更多地是在办公室里或室内,后一阶段,因为手册要放到实际中去验证、去修改,所以编制者的工作地点更多地应是在现场。
(五)手册的编制时间任何一本手册的编制都是一个动态的、长期的过程,是时刻处于完善之中,永远没有最终完善的时候。只要企业存在,手册就会随着时代的发展永远修正和完善。但是,手册的阶段性完成是有一定的时间的,其时间长度受多种因素影响,包括编制资源的投入、企业的历史积累资料、编制人员的素质、编制团队的协作与管理、参考资料的数量和质量等。每家企业的实际情况不同,系列手册的全部初稿完成时间也各有不同。一般来说,如果企业合理分配资源和科学规划、管理系列手册的编制工作,那么全部手册的初稿完成时间应在3.个月左右。
(六)手册的编制人员安排两种不同的手册修正与完善的基本方法是:谁写的初稿,谁负责修正与完善,集中指派固定人员来负责修正与完善。1.手册的编制需要“文”者和“武”者的协作每个企业都希望自己的员工既能干(实际操作、执行能力强,称之为“武”),又能写(即文字功夫,称之为“文”)。但这种文武双全的人并不多见,更多的是文者不精武,武者不精文。为了充分发挥手册的真正作用,手册要形式为文,内容为武,这就需要团队配合才能编制出一本本的手册来。一般来讲,手册的形式和执笔主要由“文”者担当,内容提供或素材来源提供主要由“武”者担当,创新部分则由二者共同进行。因此,每一本手册的主要执笔人或主要编制执行人通常都是由文字组织能力强(或制图能力强,比如对于SI、VI手册都是如此)的“文”者担任。而每一本手册的协助人,即“武”者则各有不同。当然,为了加快手册的编制速度,也可以由“武”者先行提供一份草稿,再由“文”者进行修改。2.手册编制人应具备的基本素质对手册编制的文者———主要执笔人或主要编制执行人、武者———手册的协助人的要求各有不同。3.手册编制组人数的确定一般在四五人到七八人比较适宜。
(七)手册编制的成本和数量管理1.编制手册的成本一般而言,手册编制的直接和明显成本主要体现在以下几个方面,为了最大限度地节省费用,企业应在这几个方面下手:编制人员的报酬、必需的办公费用、资料费用、公关费用、出差费用、外包费用等。2.手册数量的确定手册的数量,应以需定产。